EfTENi finantsjuht: läbipaistev arvehaldus on tänapäeval elementaarne
Allikas: Äri-IT Kevad 2024
Baltikumiülese haardega kinnisvarafondide valitseja EfTEN Capital automatiseeris ostuarvete halduse kuus aastat tagasi. Praeguseks ei kujuta keegi enam ettevõttes ette, milline oleks elu ilma selleta.
EfTEN Capitali valitsetavad fondid tegelevad ärikinnisvara investeeringutega ning ettevõtte hallatavate varade maht ületab tänaseks miljardi euro piiri. Fondi varad asuvad Eestis, Lätis ja Leedus ning nende haldamiseks on loodud üle 56 ettevõtte.
2018. aastal alustas EfTEN Capital ostuarvetega seotud protsesside automatiseerimist ja võttis kasutusele Telema eFlow veebilahenduse. Nüüd, kuus aastat hiljem, tunnistavad ettevõtte finantsistid, et muu hulgas päästis see neid koroona ajal halvimast. 2020. aasta märtsis jäid kõik teadupärast kodukontorisse ja kogu töö läks edasi paberivabalt. Kui mõni aasta enne seda poleks protsesse automatiseeritud, oleks ostuarvete haldamine ja kinnitamine olnud palju vaevarikkam.
Praegu töötab ettevõtte finantsosakonnas üle Baltikumi 15 inimest. Ka pärast koroonaaega on jätkatud osaliselt hübriidtöö vormis. Kuigi raamatupidajad saavad suurepäraselt oma tehnilist laadi tööd teha koduski, on oluline ka vahetu suhtlus meeskonnaliikmete vahel, mistõttu enamik tööpäevadest veedetakse siiski kontoris.
Automatiseerimine tegi elu palju lihtsamaks
EfTEN Capitali finantsjuht Marilin Hein ütleb, et tegelikult ettevõttes enam peaaegu ei mäletatagi aega, mis oli enne Telema eFlow kasutuselevõttu.
„Enne olid arved kaustades. Kinnisvarahalduses tuleb ikka ette olukordi, kus on vaja kas ettevõttes sees või ka audiitoritel ja teistel osapooltel originaalarveid näha. Nii et kui midagi oli tarvis leida, siis otsisid kõigepealt füüsilisest kaustast. Kui tuli kinnitada arveid, siis seisid arvepakid juhatuse liikme lauanurgal, oodates aega, millal tal tekkis hetk neid vaadata,” meenutab ta.
Enne automatiseerimist tulid arved ettevõttele peamiselt meilitsi. Seejärel printis raamatupidaja arve välja ja kui allkirjad olid kogutud, sisestati andmed tarkvarasse. Kui arve saadeti otse kinnisvaraobjektile, näiteks kaubanduskeskuste juhtidele, printisid nemad selle välja, panid oma allkirja, skännisid sisse ja saatsid EfTENile, kus see prinditi jälle välja, võeti kinnitajatelt allkiri ja seejärel sisestati andmed raamatupidamistarkvarasse.
Pärast Telema eFlow kasutuselevõttu on olukord hoopis teine. Marilin Hein selgitab: „Ostuarved liiguvad Telema süsteemi automaatselt, kus omakorda on hankijatele vastavalt ette valmistatud automaatsed kinnitusringid. Raamatupidajad lisavad arvetele kulukontod otse Telema süsteemis ning hiljem ei ole raamatupidamissüsteemis vaja enam midagi muuta. Või kui ma teen finantskontrolli, on Telema eFlow portaalis väga lihtne filtreerida määratud tunnustele vastavaid arveid. Ka audiitoritel on töö lihtsam, sest saame neile Telema süsteemis määrata vaatamisõigused. Kogu arvetega seotud administreerimine on ülevaatlik ja läbipaistev ning toimub kõikides riikides sarnaselt.”
Varem toimis Läti ja Leedu raamatupidajate igapäevane infovoog EfTENi peakorterist üsna sõltumatult, sest riigiti on asjaajamise nüansid erinevad. Pärast eFlow kasutuselevõttu on automatiseerimine aga aidanud ühtlustada ka sealset arvemenetlemise süsteemi ning parandanud ülevaatlikkust.
Ootused automatiseerimisele olid madalamad
EfTEN on seadnud oma raamatupidamissüsteemidele kõrged nõuded ja need kehtivad kõigile süsteemi osadele ning partneritele. BC2022 ehk ERP-lahendusega on liidestatud ostuarvete haldus ja kinnitusring Telema eFlows, lisaks on kasutusel kaks üürihaldussüsteemi: Moderan ja Bidrento.
Marilin Hein ei tee saladust, et temal olid alguses ostuarvete automatiseerimise ja Telema eFlow suhtes üsna madalad ootused. „Arvasin, et eFlow päästab meid eelkõige väljatrükkidest, arvete kinnitamisest paberil ning vähendab raamatupidajate manuaalset tööd, kuid mul polnud täit ettekujutust süsteemi tegelikust läbipaistvusest ning selle positiivsest mõjust riskikontrollimeetmetele,“ seletab ta. „Ma saan arveid otsida ja sorteerida. Kinnitusringi kiirus võidab sellest, kui kinnitajatel on mobiiliäpp ja nad saavad ükskõik kus maailma kohas arvele oma nõusoleku anda. Ma teadsin, et need funktsioonid on olemas, aga seda võitu sai tunnetada alles siis, kui me selle kasutusele võtsime. Kasu oli tunduvalt suurem, kui ma ootasin.
Telema eFlow vabastab rumalast tööst
Finantsjuhi sõnul oli EfTENi eesmärk ostuarvete automatiseerimisel eelkõige vabastada raamatupidaja rumalast tööst, et ajakasutus oleks efektiivsem ning looks ettevõttele suuremat lisaväärtust. „Tegelikult olid kartused ka – jälle üks kulukas uue süsteemi juurutamine. Aga kõik oli lihtne: me ei pidanud ei arendust ega juurutust nullist tegema, sest see oli Business Centraliga juba enne teiste klientide jaoks sobitatud,” ütleb ta.
EfTEN Capitali raamatupidaja Terje Paasik lisab, et tema jaoks on ülioluline kasutajamugavus. „See tuleb päris kiiresti välja, kas lahendus on mugav või mitte, kui vaatad mõnda uut programmi. Telema eFlowd on väga lihtne kasutada ka neil, kes igapäevaselt selliste lahendustega kokku ei puutu.“
Tänu ostuarvete automatiseerimisele on EfTENi raamatupidamine muutunud täielikult paberivabaks ning aja ja raha kokkuhoid tänu automatiseerimisele on muljetavaldav. Kontserni kuulub ju kokku 56 ettevõtet ja igaühel neist tekiks vähemalt üks ostuarvete kaust igal aastal. „Ma ei kujutagi ette, kuidas me seda kaustade hunnikut haldaks,“ selgitab finantsjuht. „Just paljude ettevõtetega kontserni puhul on lisaks aja ja raha kokkuhoiule üks tähtsamaid võite arvemenetlusprotsessi läbipaistvus ja ülevaatlikkus.“
EfTEN Capital valitseb kuut kinnisvarafondi, sh kahte börsiettevõtet ja 56 kinnistut Eestis, Lätis ja Leedus. Fondidel on kokku ligikaudu 1300 üürnikku. EfTENi kinnisvaraportfell on suhteliselt võrdselt jagunenud Eesti, Läti ja Leedu vahel.