Elering Gaas: eduka ühinemise võti on inimeste kaasamine

Autor: Gerli Ramler

Iga ühinemine on keeruline ja tekitab pingeid, kuid oluline on neist üle olla ja tegutseda koos ühise eesmärgi nimel. Kui ettevõtted Elering Gaas ja Võrguteenuse Valdus liideti ettevõttega Elering, siis oli kõige tähtsam tagada nii ühinemise ajal kui ka pärast seda Eestis kvaliteetne energiavarustus. Ühinemisest räägib ettevõtte finantsist Urmas Kriisa. Kirja pani Gerli Ramler.

2015 aasta detsembris sõlmis ettevõte Elering ühinemislepingu ettevõttega Elering Gaas ja selle aktsiate hoidja valdusfirmaga Võrguteenuse Valdus ning tänavu märtsist tegutseb Eestis üks elektri ja gaasi ühendsüsteemihaldur. Ühendamise põhjus oli lihtne – ühes ettevõttes on võimalik paremini tagada energiavarustuse kvaliteeti. Eleringi varasemale 150 töötajale lisandus ühinemise käigus ligi 80 inimest. „Alguses kipub ikka olema „meie“ ja „teie“, aga mida kiiremini jõutakse ühise „meieni“, seda parem. Aitab see, kui inimesed kõrvuti töötavad ning üksteist tundma õpivad,“ ütleb Urmas Kriisa.
Kui mullu asusid ühinevate firmade Tallinna kontorid veel eraldi, siis selle aasta algusest tegutsetakse ühes majas, mis võimaldab inimestel paremini sulanduda. Päevapealt ei juhtu loomulikult midagi, eelkõige saavad sujuva koostöö laabumiseks enim ära teha töötajad ise. Juhtkonna asi on sellele kaasa aidata, korraldades meeskonnaüritusi, koolitusi, ühissportimisi vms.

„Kas ühinemine õnnestub või mitte, sõltub alati konkreetsetest inimestest ja nende ootustest. Igas organisatsioonis on inimesi, kes on rohkem muudatustele altid, ja teisi, kes on pigem vanas harjumuspärases kinni. Puudub võluvits, et kõik oleksid alati rahul,“ tõdeb Kriisa. Ta lisab: „Loomulikult tuleb inimestele selgitada, miks me midagi teeme ja kuhu tahame jõuda. Teadmatus on sel juhul üks halvemaid asju ja kui eesmärk on selgem, siis töötatakse paremini kaasa. Samuti on oluline kuulata töötajate mõtteid ja argumente, sest kui töötajad tunnevad end osana protsessist, siis suhtutakse sellesse rohkem hingega.“

Väljakutsed: töökorraldus, andmete struktureerimine ja pidev koolitus

Otsus, et ühendatavad ettevõtted hakkavad kasutama Eleringiga sama majandustarkvara, tehti kohe ühinemise alguses. Gaasifirma jaoks tähendas see finantsvallas üleminekut ühelt Microsofti tarkvaralt teisele – Axilt NAVile. Elering kasutab NAVi märksa enam kui pelgalt finantstarkvarana ja on aastate jooksul palju panustanud oma varahaldusmooduli loomisse.

Ühinenud ettevõttele olid proovikiviks töökorraldus, andmete käitlemine ning kasutajate koolitamine, millest ühtegi ei saanud alahinnata, sest õiged töövõtted ja tarkvara tundmine annavad lõppkokkuvõttes ettevõttele olulise võidu kas kiirema tulemi või vähemate vigade näol. Koolitada tuleb järjepidevalt, sest kasutajad ei suuda kohe kõike kuuldut omandada. Samuti tuleb valida, millises etapis kasutada koolitamisel partneri abi või anda pigem kasutajakogemus edasi ettevõtte seest. „ Ühtset lahendust pole ning pigem tuleb lähtuda igast üksikjuhtumist, kuna töövood ning koolitatavad on erinevad,“ räägib Kriisa.
Kui raamatupidamine on nii elektri kui ka gaasi poolel üldjoontes sama, siis varahaldusmooduli loomine gaasivõrgu jaoks oli ja on endiselt paras probleem. Varem elektrivõrgu jaoks loodud lahendus suutis katta gaasivõrgu vajadused osaliselt ning seega tuli hakata lahendust täiustama nii varade struktuuri kui ka tööprotsessi osas. Lahendus pidi olema piisavalt paindlik, et see vastaks äri aja jooksul muutuvatele vajadustele, oluline oli ka, et koodi ei peaks mõne aja pärast ümber kirjutama. Lisaks mõjutasid gaasi poolega tegelevate inimeste tööd nii projektide moodul kui ka muud väiksemad NAVis tehtud lahendused.

Ühinevate ettevõtete finantsosa konsolideerimises sai Elering aga väikese tagasilöögi. „Väga hea oleks olnud alustada uut 2016. aastat ühe ettevõttena, kuid kuna ettevõtete ühinemine võttis seadusest tulenevalt juriidiliselt kauem aega, siis see ootus ei täitunud. Seetõttu oli ka ettevõtete ühendamine vaevarikkam. Nüüd võib öelda, et Elering on selles vallas kogemuse võrra rikkam,“ räägib Kriisa.

Parim õppetund on praktika

Ükski tarkvara, olgu see nii hea kui tahes, ei lahenda vigastest andmetest tekkinud probleeme – andmed pole usaldusväärsed, on halvasti struktureeritud, puudulikud või on neid liiga palju.
Finantspoolega oli üsna lihtne – panustada tuli eelkõige andmete korrastamisse, et need vastaksid Eleringi raamatupidamise sise-eeskirjadele. Varahalduslahenduses olid andmetega täpselt samad mured mis kunagi elektri poolelgi. Tuli luua andmete struktuur, tükeldada kogumeid, luua analüütilisi tunnuseid ning selgitada nende olemust, selekteerida esmatähtsaid andmeid jne. Samuti tuli koguda andmeid erinevatelt andmeallikatelt, Exceli tabelitest, dokumentidest jm ning see jätkub praegugi.

Seoses ühinemisega muutus ettevõtte struktuur. Kui gaasivõrgu korrasoleku eest jäi küll vastutama konkreetne struktuuriüksus, siis ülejäänud lisandunud töötajad jagunesid vastavalt oma spetsiifikale erinevate struktuuriüksuste vahel – näiteks gaasi arendusvaldkonna inimesed arendusosakonda või projektijuhid projektijuhtimisosakonda. Gaasi valdkonnal tuli nüüd rohkem harjuda Eleringile kui riigiettevõttele kehtestatud reeglitega. See tõi kindlasti kaasa enam kindlaid suuniseid või erinevate reeglite täitmist, sest järgida tuleb ka seadusandlusest tulenevaid nõudeid.

„Siin vallas on kogemus oluline ning seda saab eelkõige õppida tegevuses, kas õnnestumiste või ebaõnnestumiste kaudu. Usun, et kõik ettevõtte ühinemises osalenud on nüüd kogemuse võrra rikkamad ja suudavad seda kasutada järgmiste samalaadsete ülesannete lahendamisel,“ märgib Kriisa.

Elering ja Dynamics NAV majandustarkvara

Elering on kasutanud NAVi aastast 2010 ja alates versioonist 5.0. Aastate jooksul on mindud üle versioonidele 2009 ja 2013, praegu kasutatakse versiooni 2016. Elering pole pidanud kuus aastat tagasi tehtud tarkvaravalikus pettuma. NAVi võlu Eleringi jaoks on see, et tegu on üsna paindliku platvormiga ning seetõttu on nii mitmedki ettevõtte jaoks olulised lahendused sinna juurde tehtud.
Oluline on loomulikult seegi, et standardtarkvara areneb pidevalt. Tarkvara kasutajaskond kasvab kogu aeg ning seetõttu on tarkvara looja huvitatud sinna üha panustama. Eleringi jaoks on tähtis, et Eestis on olemas tarkvaratugi. See võimaldab reageerida kasutajate probleemidele kiiresti ning nende emakeeles.