Elering: IT-projekti õnnestumise nimel peab ka tellija vaeva nägema

Allikas: Äri-IT Sügis 2012

Elering ASi finantsist Urmas Kriisa arvates teeb tarkvara uuendamise mõttekaks töötajate valmisolek seda igal sammul kasutada. Kõiki vajadusi rahuldava lahenduse saab ainult tellija ja arendaja tihedas koostöös, sest edukat IT-projekti ei saa sündida, kui tellija oma aega ei panusta.

145 töötajaga Eesti elektrisüsteemihaldur Elering kasutab oma töös Microsoft Dynamics NAVi, mille kasutamine algas finantstarkvarast ja on jõudnud tänaseks põhivõrguettevõtja jaoks vajaliku varahalduslahenduse juurutamiseni, millega püütakse eelkõige ära katta järgmised kolm vajadust:

• Seadmete haldus – seadmete andmebaas, nende erinevad parameetrid ning andmete korrashoid.
• Seadmetega tehtavad tööd – seadmete korrashoiuks vajalike tegevuste/tööde haldamine tarkvaraliselt (tööde planeerimine, tellimine, vormistamine, defektide sisestamine jne).
• Aruandlus – seadmete ja nendega tehtavate tööde pealt koostatud päringud, mille alusel on võimalik analüüsida seadmete olukorda ja tehtavaid töid ning planeerida paremini vajaminevaid töid või seadmete väljavahetamist.

Kuna Euroopa Liit nõuab põhivõrgu sõltumatust elektri tootmis- ja müügitegevusest, et muuta avanev Eesti elektriturg läbipaistvamaks ja kõigi turul konkureerivate ettevõtete kohtlemine võrdseks, eraldus Elering 2009. aasta lõpus Eesti Energiast. See tähendas vajadust võtta kasutusele enda IT-süsteemid. Finantstarkvaraks valiti NAV. „Meil oli finantslahenduse juurutusega üsna kiire, kuna muutsime samal ajal ettevõtte majandusaastat (senise juuni-mai asemel ühildati kalendriaastaga) ning tahtsime uut majandusaastat alustada uue tarkvaraga. Tarkvara juurutus võttis koos andmete eksportimisega ühest süsteemist teise ning inimeste väljaõppega umbes kaks kuud,“ meenutas Urmas Kriisa.

Kõigepealt hakkas Elering kasutama NAV 5.0 finantslahedust ja BCS Itera palgamoodulit. Pärast euro kasutuselevõttu mindi 2011. aasta kevadel üle uuele, NAV 2009 RTC-le ehk rollikesksele versioonile.

„Tõime järjest oma IT-süsteeme Eesti Energiast üle ning ühel hetkel otsustasime, et NAV on piisavalt paindlik, et sinna ka varahalduslahendus peale ehitada. Tänu sellele tekib meil kohe sidusus vajalike finantsandmetega,“ rääkis Urmas Kriisa. Lisaks käib praegu paralleelselt NAV projektihaldusmooduli juurutamine, millest tekib sünergia varahalduse mooduliga ja seeläbi üleüldiselt laiem tarkvara kasutusfunktsionaalsus ettevõtte jaoks, mis on suur samm ettevõtte ühtse ERP lahenduse suunal. Muudest süsteemidest tasub veel välja tuua liidestamine Regio poolt arendatava GIS-lahendusega, MS Sharepoint 2010 asuvate rakendustega nagu dokumendihaldus ja hankeregister ning elektrivõrgu katkestuste haldustarkvaraga eSOM-s.

„Eleringi jaoks oli oluline leida lahendus, mis pole liiga suur ja kallis ning teisalt oleks nende vajadustele piisavalt hästi ja kiirelt kohandatav – enamik taristu halduslahendusi on oluliselt mastaapsemad, kuna ülejäänud maailmas on taristu ettevõtted palju suuremad,“ sõnas BCS Itera AS ärijuht Kristi Hakkaja. „Kuna majandustarkvarana kasutasid nad juba NAVi, otsustati kõik protsessid ühe platvormi peale kokku tuua. Samuti on Elering arendanud üsna põhjalikult oma dokumendihalduse ja siseinfo halduseks SharePoint platvormi, mis on NAViga tihedalt liidestatud.“

Tarkvara uuendamine muudab töökultuuri

„Eleringi töökultuur on seoses uue tarkvaraga muutumas – eesmärk vähendada „paberi“ liikumist ettevõttes ning andmete mitmekordset sisestamist on täitumas ning andmed liiguvad üha enam digitaalselt,“ möönis Urmas Kriisa. „Põhiline on see, et vajalikud andmed on koondatud ühte kohta ehk kõigi töötajate käest käivad läbi ühed ja samad numbrid. Eks uue tarkvara kasutamine on mõne jaoks lihtsam ja teisele keerulisem, kuid lõpptulemus peaks olema kõigi jaoks selge: kiirem ning vigadevaesem töö.“

Kuna NAV varahalduslahenduse arendus alles käib, realiseeruvad projekti osad eelised alles aasta lõpuks. Sügiseks on plaanis saada ühele poole etapiga, mis muudab ühtseks tervikuks tööde  planeerimise, tellimise ning hilisema vastuvõtmise koos aktide kinnitamise ning sidumise ostuarvetega. Sellele järgneb tööde automatiseerimine hooldusvälpade põhjal ning vajamineva aruandluse tegemine.
Eleringi poolt projekti juhtiva Urmas Kriisa sõnul on aga järk-järgult majandustarkvara laiendamine hea, sest siis saavad töötajad järjest uute asjadega tutvuda ning töö käigus selgub, milliseid funktsionaalsusi keegi oma töö tegemiseks tegelikult vajab. „Lisaks kiidame meie partnereid BCS Iterast, kes on lahendanud kõik mured jooksvalt ning on kiiret ja läbimõeldud abi pakkunud ka edasistel arendustel. Hea on see, et me ei pea iga asjaga nende poole pöörduma, kuna programm võimaldab lihtsamaid asju ise seadistada.“

Eleringi jaoks tehti „rätsepaülikond“

NAV varahalduslahendus on spetsiaalselt Eleringi vajadusi arvestades arendatud moodul ehk siis tegu on „rätsepaülikonnaga“. „Kuna praegu käib veel lahenduse pidev arendamine, siis on veel vara tahta kasutajate suurt rahulolu, kuid seni loodu kohta on hinnangud olnud üsna positiivsed,“ nentis Kriisa. Praegu käib veel andmete järkjärguline NAV-i sisestamine paljudest varasematest ettevõttes kasutusel olnud erinevatest infokogudest, millest üsna märkimisväärse aja võtab andmete valideerimine. Kriisa kinnitusel pole mõtet sisestada lihtsalt andmeid, vaid ainult vajaminevaid õigeid andmeid, millele on tulevikus olemas ka reaalne kasutaja. „Loodetavasti jõuame õige pea selleni, et iga kasutaja saab süsteemist kätte enda jaoks vajalikku info, ning ei pea enam käima eraldi uksi kulutamas ja töötajate käest nende Exceleid küsimas.“ Elering kasutab tööde teostamiseks väliseid partnereid, kellega praegu käib infovahetus peamiselt e-posti teel või siis muid suhtluskanaleid kasutades. Tulevikus soovib ettevõte optimeerida lepinguliste partneritega seotud protsesse ning selleks on plaan luua töövõtjate portaal, mis peaks tähendama seda, et kogu info alates tellimusest kuni töö vastuvõtmiseni liigub ühes keskkonnas. Samuti on plaan luua läbi selle töövõtjale ligipääs vajaminevale dokumentatsioonile või siis muule infole, mis lihtsustab tööde teostamist.

„Oluline on mõista, et tarkvara juurutamine on ettevõtte enda jaoks tähtis projekt ning tellija peab oma vajadusi ise mõistma ja oskama arendajale selgitada,“ sõnas Urmas Kriisa. „Õige ja rahuldava tulemuse saamiseks peab panustama nii oma aega kui ka ettepanekuid, muidu on tulemuseks järjekordne ebaõnnestunud IT-projekt, mida kasutajad kasutada ei taha.“
ELERING AS TARKVARA:

Microsoft Dynamics NAV 2009 RTC ehk rollikeskne lahendus. Alates 2012 jaanuarist on BCS Itera arendanud NAVi halduslahendust, mille kaudu hallatakse kõiki liinide ja alajaamade objekte ja seadmeid ning nendega seotud töid. Paralleelselt toimub NAV projektimooduli juurutamine suuremate arendusprojektide juhtimiseks.
ETTEVÕTTEST:

Elektrisüsteemihaldur Elering AS juhib reaalajas Eesti elektrisüsteemi. Elering vastutab selle toimimise eest ning tagab tarbijatele igal ajahetkel kvaliteetse elektri. Varustuskindluse kui elutähtsa teenuse toimepidevuse kindlustamiseks peab Elering üleval ja arendab siseriiklikku ülekandevõrku ja välisühendusi.