Filter AS: Ainult väga hea kliendihaldusprogramm tõstab teeninduse taset

Allikas: Äri-IT Kevad 2024

Autor: Gerli Ramler

Filter AS läks 2020. aastal üle majandustarkvarale Business Central, aasta hiljem otsustati juurutada CRM.

Efektiivseid vee- ja energialahendusi pakkuv Filter AS läks 2020. aastal üle majandustarkvarale Business Central, aasta hiljem otsustati juurutada CRM ehk kliendisuhete haldamise instrument. Miks seda oli lisaks vaja ja kuidas see on ettevõtte tööd muutnud, räägib IKT juht Markko Toppi.

CRM pole tegelikult meie jaoks midagi uut, sest ka varasematel aastatel kasutasid seda kõik grupi ettevõtted. Ent ühel hetkel lõpetas meie eelmine süsteem töö ja nii tekkis CRMi kasutamisse väike paus. Kuna niikuinii oli plaanis üle minna uuele majandustarkvarale, oli idee esmalt see üle vaadata,” räägib Toppi. Kahjuks polnud aga Business Centralis pakutavad võimalused Filtri jaoks piisavad. Nii vaadati turul ringi, tutvuti mitme variandiga ning saadi aru, et kõige mõistlikum on jääda Microsofti tooteperekonna juurde – nii saab nende omavahelisest integratsioonist võtta maksimumi.

2021. aastal prooviti esimest korda lahendust Microsoft Dynamics 365 Sales. Üleminek ei toimunud Toppi sõnul üleöö. „Üks asi, mis on muutunud paremuse poole, on integratsioon – esiteks on Microsofti enda integratsioon paremaks ja usaldusväärsemaks läinud ning teiseks on kasvanud konsultantide ja ka meie pädevus. Tänu sellele saame kasutada lahendust ja selle väljundeid just nii, nagu meil vaja on, olgu selleks siis andmed, analüüs või tagasivaade suhtlusele konkreetse kliendiga,” selgitab ta.

Uut lahendust kasutab kogu Filtri müügimeeskond grupiüleselt. Ent erinevalt Eestist, kus oli uuele programmile üleminek suhteliselt kerge, oli teistes riikides selle juurutamine palju keerulisem. „Lihtsalt Eesti kontoris on rohkem neid, kellel on olemas CRM-lahendustega töötamise kogemus kas meie ettevõttest või mujalt. Teistes riikides tuli teha selgitustööd, miks on vaja suhtlust kliendiga nii täpselt kirja panna; milleks neid memosid hiljem kasutatakse ja milline lisainfo on tarvilik. Kusjuures see teavitustöö on olnud kahepoolne: ühelt poolt ei mõistnud alguses selle vajadust müügiinimesed, teisalt polnud juhtkond uue tööriistaga harjunud ega saanud aru, kuidas kogu see info neid igapäevatöös aitab. Sellest tõkkest oleme nüüdseks õnneks peaaegu üle saanud.”

Vajadus suurema infohulga talletamise järele

Kuigi ka Central Business hõlmab teatud CRMi võimalusi, oli Toppi sõnul põhiline puudujääk just n-ö pehme info talletamises. Näiteks sooviti pikemalt kirja panna visiitide halduse osa ja täiendada müügilepinguid lisainfoga. „Meie projektide puhul võib müügiprotsess olla väga pikaajaline ja infot kuhjub nii e-kirjade kui ka telefoni teel palju. Selle hilisem otsimine-leidmine peab olema loogiline müügiinimese, juhi ja tehniku jaoks. Eriti kehv oleks see, kui mõni müügiinimene peaks haigestuma või töölt lahkuma, ent kogu projekti info on ainult tema peas,” ütleb ta.

Lisaks on uue süsteemi suureks boonuseks see, et nüüd saab iga diiliga seonduvaid dokumente salvestada otse süsteemi, neid sealsamas avada ja nendega tegeleda. Iga pakkumisega kaasnevat informatsiooni on võimalik esimesest sammudest peale tsentraalselt talletada ja hallata.

Tänaseni on Filtri ettevõtetes CRMi kasutamine veel üsna erineval tasemel. Mõnel turul kasutatakse seda endiselt ainult tegevuse salvestamiseks, aga Eestis käivad sealtkaudu põhimõtteliselt kõik suuremad lepingud ja projektid ning Business Centrali abil edastatakse vaid traditsioonilisemaid müügipakkumisi.

Võib öelda, et kui uue majandustarkvara eesmärk oli viia Exceli tabelite täitmine miinimumini, ühtlustada ettevõtte süsteemid ning automatiseerida tegevused, mis tulu ei too, siis CRM aitab viia kõrgemale tasemele klienditeeninduse ja teha selgemaks iga konkreetse projektiga kaasnevad aspektid.

Vaatamata tormilistele aastatele tubli tulemus

„Viimased aastad on olnud tormilised,” tunnistab Toppi. „Meid on üritanud maha murda mitmed kriisid. Kõikehaarav oli muidugi koroona, sest sel ajal läksime just üle uuele majandustarkvarale. Suurem ja olulisem on aga olnud meie jaoks Venemaa kallaletung Ukrainale, mis raputas kõvasti nii turgu kui ka meie ettevõtet. Sõja tõttu olime sunnitud vähendama tütarettevõtete arvu ning sulgema Venemaa ja Valgevene esinduse. Nende kadunud turgude osakaal oli meie jaoks päris suur… Nüüdseks oleme sealt täiesti lahkunud. Samas saame kõige selle juures uhked olla, et eelmise aasta tulemused olid ikkagi väga head.”

Ta nendib, et heade tulemuste taga seisavad tublid töötajad, keda on grupis kokku veidi üle 200, Eestis töötab neist 65. „Kindlasti on plussiks ka meie organisatsiooni paindlikkus – suudame väga kiiresti ümber orienteeruda. Selle teevad võimalikuks aga suurepärased tarkvaraprogrammid, tänu millele info voolab ning numbrid on igast küljest kättesaadavad.”

Tänaseks on Filter Eesti, Läti, Leedu ja Bulgaaria kõrvalt laienenud Poola, kus ollakse veel väikesed, ent püütakse lähiaastatel endale koht leida. Teiste muudatuste kohta ütleb Toppi, et Filter on viimaste aastatega liikunud pigem pisemate, aga samas keerulisemate, energiat säästvate insenerilahenduste poole. „Meie eesmärk pole olla peatöövõtja suure katlamaja ehituses, vaid lahendada tööstuses spetsiifilisi energiasäästuprobleeme, näiteks kuidas kasutada jääksoojust ühes või teises protsessis ning üldiselt vähendada ressursside kasutamist, säästes nii rahakotti kui ka keskkonda. Oleme sama teed käinud alates 1992. aastast – ajast, mil muutsime tänapäevaseks ja efektiivseks nõukogudeaegseid katlamajasid.”

Nii on aasta-aastalt vee ja soojamajandusega seotud komponentide müügi kõrval kasvanud ettevõttes insenerimõtte tähtsus. Filtri inseneride terviklahendused hoiavad kokku ettevõtete ning asulate vee- ja küttekulusid ning võimaldavad säästlikult ja keskkonnatõhusalt energiat toota.

_____

BCS Itera on juurutanud Filtris kogu tarne- ja tegevusahelat katva majandustarkvara Dynamics 365 Business Central. Lahendus seati sisse kõikides riikides, kus tegutsetakse – Eestis, Lätis, Leedus ja Bulgaarias. Teises etapis juurutati kliendihalduse ehk CRM-lahendus Dynamics 365 Sales, mis on majandustarkvaraga integreeritud. Lahenduse osas sai määravaks klienditeekonna detailne jälgimine ja rikkalik analüütika tegevuste juhtimisel.