Majandustarkvara ülearendusi tekitab töötajate konservatiivsus

ASi Klick Eesti IT juht Andres Ello on majandustarkvara standardlahendusi muutnud ettevõtte vajaduste järgi. Samas võitleb ta arendusettepanekute vastu, mida töötajad soovivad, et vältida uuendusi ja töötada eelmisest tarkvarast sisseharjunud võtetega.

Mis arengufaasis hakkas Klick kasutama ERP lahendusi?

Kõigepeat kasutati Accessi põhiseid lahendusi. Peale seda läksime Eeva peale, see võis olla aastal 2005, ja kasutasime seda üle 3 aasta. Eeva oli meil paralleelselt Microsoft Dynamics NAVga (NAV) kasutusel tegelikult eelmise aasta septembrini. Alles siis läksime ka NAVis üle palgamooduli kasutamisele ja Eeva jäi lõplikult kõrvale.

Mis sundis ettevõttel majandustarkvara välja vahetama?

Oli ajajärk, kus laienesime Lätti ja Leetu. Tol korral oli meil 30 poodi ja vana lahenduse jõudlus ei vedanud enam välja. Tollase lahenduse põhjal ei olnud võimalik teha pan-Baltic äri. See oli peamine põhjus, mis viis uue tarkvara otsinguni. Täna on majandus teinud pöördeid ja oleme oma äriga jäänud taas Eesti keskseks, kuid oleme rahul, et kasutame NAVi.

Milliseid plusse on teile praegu kasutuselolev majandustarkvara andnud?

Meie jaoks on oluline, et tarkvara toimiks ka offline-lahendusena. Varem pidid kassad onlines olemiseks olema võrgus ja kui võrku ei olnud, siis tööd teha ei saanud. Nüüd saab töö jätkuda ka ilma võrguta. Iga kassa tööjõudlus sõltub nüüd kassast endast, mitte sellest kui koormatud või mittekoormatud on server.

Hea on aruandluse pool. NAVst on oluliselt lihtsam andmeid eksportida Excelisse ja seal neid andmeid soovi kohaselt edasi töödelda. Eevast oli Excelisse andmeid saada raskem.

Vana tarkvaraga oli probleem ka aasta lõppudel. Kui aasta hakkas lõppema, siis mõjutas see jõudlust. Iga aasta tehti uus andmebaas, et see toimiks kiiremini. NAVi oleme kasutanud kaks aastat ja siiani on meil andmed ühes baasis.

Kuivõrd on Klicki vajadusi rahuldanud NAVi standardlahendused ja kui palju on tulnud olemasolevaid lahendusi täiendada vastavalt teie vajadustele?

Kindlasti on tehtud uuendusi ja igasuguseid liidestusi. Neid nähti ette juba disainifaasis. Minu IT juhiks olemise ajal oleme kasutusele võtnud palgamooduli. See on küll tegelikult omaette projekt ja seda ei loekski arenduseks. Kuid oleme kasutusele võtnud ka kinkekaardid. NAVis on selleks standardfunktsioon olemas, kuid see ei olnud meie jaoks turvaline. Arendasime seda edasi ja nüüd tehakse alati serverisse päring ja kontrollitakse kinkekaardi kehtivust.

Oleme täiendanud mitmeid aruandeid. Meil on vajalik, et Exceli failina saadetaks ettemääratud ajal ja kujul e-postile mingid aruanded. Samuti oleme muutnud ettemaksu lahendust. See on sarnane kinkekaardi lahendusega, kus serveris hoitakse infot, kas vastav ettemaks on tasutud või on ta aktuaalne.

Enda käe järgi on tulnud NAVis päris palju muuta. Puhas standardlahendus ei ole algusest peale rahuldanud ja seda on oma käe järgi sätitud.

Kui palju neis oma käe järgi sättimistes on tehtud ülearendusi, ehk arendusi, mida hiljem tegelikus töös ei kasutata?

Ülearendusi tekkis tarkvara päris esmasel kasutusele võtmise ajal. Siis pandi disainifaasis kokku palju nõudmisi, mis tulenesid tihti inimeste harjumusest vana tarkvaraga. Inimesed ei teinud ise selgeks või ei selgitatud neile piisavalt hästi, kuidas uues tarkvaras saab. Siis nõutigi erinevaid asju, mis tulenesid vanast kasutusharjumusest. Alguses neid ehk kasutatigi, kuid ajapikku õpiti kasutama NAVi võimalusi ning sisse arendatud erisused on jäänud tähelepanuta. Ma arvan, et ülearendused on tihti probleemiks seal, kus inimestel on vanad harjumused sees.

Kuidas ülearendusi vältida?

Ma arvan, et töögrupil, kes nõudmisi kokku paneb, peab olema rohkem aega süveneda tarkvara nõudmistesse. Neil peab olema aega aru saada, kuidas protsessid toimivad.

Teise asjana tuleks kuidagi rohkem motiveerida inimesi, et nad oleks rohkem avatud uutele lahendustele.

Kuidas teie olete motiveerimist teinud?

Võttes kasutusele palgamoodulit, üritasime kasutada võimalikult standardi lähedast lahendust. Meil oli tekkinud arusaam, et ei ole mõtet taga ajada seda, kuidas käis vanasti, vaid vaadata kuidas saab uue lahendusega. Arendustundide osas annab see päris kõva säästu, kui kasutada olemasolevat. Motiveerisime sellega, et eesmärk on arendus võimalikult soodsalt toimima saada. Präänikut ei ole otseselt antud.

Kas arenduste läbiviimiseks on paika pandud mingi kindel tööprotsess?

Sõltub arenduse mahust, kas on väiksem asi või suurem (palgamoodul). Väiksema puhul on lihtne. Paneme kokku nõudmised. Vajadusel kooskõlastame need osakonnaga, keda see muudatus mõjutama hakkab. Siis küsin koostööpartnerilt lahendusele pakkumise. Kui juhatus pakkumise sobivaks kiidab, siis annan selle töösse. Kui lahendus on valmis, saab see asjasse puutuva osakonnaga testitud ja kinnitatud. Kui kõik toimib, siis tõstame uue lahenduse päris baasi üle.

Palgamooduli kasutusele võtmisel, mis oli suurem projekt, andsime arendajale suhteliselt laiapõhjalise ülesande püstituse – tahame hakata kasutama NAVi palgamoodulit ja palusime spetsifikatsiooni, mida NAV palk pakub. Saime ka mingi küsimustiku, mille täitsime ja siis läkski tegemiseks. Tagantjärgi mõeldes oleks pidanud mõningaid asju rohkem lahti kirjutama. Meil olid mõned erisused, mis on standardlahendusest teistmoodi. Samas ei ütleks, et need ainult meie erisused oleks. Näiteks on meil üks persoon, kes saab tunnipalka pluss kuupalka. Ma ei ütleks, et see on väga erandlik, ometi võttis selle lahendamine päris palju aega. Õnneks tuli see probleem juba testis välja.

Kui oluline on testperiood?

Üle testida on suhteliselt raske. Palgamooduli puhul käis meil üleminek küll suhteliselt kiiresti. Eesmärk oli enne euro tulekut valmis saada. Testimiseks seetõttu väga palju aega ei jäänud. Oli olemas testplaan, mida sai jälgitud. Väikesi vigu testis selgus. Näiteks arvutas programm avansilisi makseid valesti. Pikka aega võitlesime, et puhkuse arvestamisel võetaks sotsiaalmaksu sotsiaalmaksu reservist, mitte ei tekitakas lisakulu. Selle seadistamine võttis uskumatult kaua aega.

 Veebipood töötas aastavahetusel?

Veebipood ja fotopood olid maas. Kõikvõimalikud majandustarkvara liidesed olid ülemineku ajaks kinni keeratud. Veebipood ei ole küll majandustarkvaraga liidestatud, kuid inimene, kes veebipoe eest vastutab, pidas targemaks veebipoe kinni keerata, et ära hoida kõikvõimalikud segadused pangamaksetega. 3. jaanuaril tegime jälle lahti. Ma usun, et see ei olnud meile väga suur kadunud käive.

Üleminekul sai hiljem veel silma peal hoitud, et kusagilt hankijatelt ei tuleks valedes valuutades arveid.

ANDRES ELLO SOOVITAB

* Enne uute arenduste alustamist mõtle vajadused ja lahenduse funktsionaalsus hästi läbi.

* Kui ei suuda kõike üksipulgi ise lahti mõelda, siis palu majandustarkvara partnerilt lahenduse põhjalikku lahti kirjutamist.