Mida põhjalikum analüüsietapp, seda parem tulemus
Ehituse ABC kaubamärgi all tegutsev Optimera Estonia AS läks selle aasta alguses üle uuele tarkvaraversioonile, vahetades senise NAV 3.6 uue NAV 2013 vastu. Vana tarkvaralahendus ei soodustanud tööprotsesside kiiruse ja automatiseerimise arengut ega toetanud tänapäevase e-poe ja mobiilirakendusega LS Retaili jaemüügilahenduse uut versiooni. Uue versiooni eelistest räägib ettevõtte arendusdirektor Sven Vesik.
„Meie vana IT-süsteem jäi ajale tehniliselt jalgu. Näiteks soovisime kasutusele võtta jaemüügilahenduse LS Retail uue versiooni ja selgus, et see poleks meie vanal NAV-il töötanudki,“ selgitab Sven Vesik. Tema sõnul pärssis vana programm ka ettevõtte perspektiivi juurutada mobiilse töökoha rakendust ja ärianalüüsi lahendust BI4Dynamics.
Tööprotsesside tõhustamiseks ja automatiseerimiseks sooviti midagi ette võtta ning jõuti järeldusele, et mõttekam on minna üle uuele versioonile, kui hakata arendama olemasolevat.
Kõigepealt viidi ettevõttes läbi mitmeid koosolekuid ning seejärel kirjeldati partner BCS Iterale võimalikult täpselt oma tulevikuvajadusi ja -soove.
„Kulutasime väga palju aega ja ressurssi analüüsietapile, mis kujunes kokkuvõttes planeeritust palju mahukamaks ja pikemaks. Ent nüüd võin julgelt kinnitada, et need kulutused said tehtud asja pärast ning säästsid kokkuvõttes ettevõtte investeeringuid,“ sõnab Vesik, täpsustades, et kuigi arenduste maht kujunes väga suureks, ei hakanud nad midagi muutma ja arendama lihtsalt muutmise pärast, vaid kohandasid oma protsesse seal kus võimalik NAV-i standardlahenduse järgi.
Arendusdirektor ei eita, et uuendused nõuavad inimestelt palju harjumist, õppimist ja energiat ning panevad proovile juhtimisoskused. „Uue tarkvara juurutamine eeldab juhtidelt väga head muudatuste juhtimise oskust, tihedat inimestevahelist koostööd ning pidevat infovahetust. Kõigil ettevõtte töötajatel peab olema selge arusaam, miks muudatused ette võetakse ja millist kasu see kõigile toob. Siis tulevad nad uuendustega palju meelsamini kaasa ja taluvad ka üleminekuperioodiga seotud töökoormuse kasvu.“
Kui tuua konkreetseid näiteid, mis uue versiooniga paremaks muutub, siis esimesena tõstab Vesik esile tsentraalse varude juhtimise ja automaatse ostutellimuste genereerimise, mis aitab parandada kaupade saadavust ja optimeerida kaubavarusid. Samuti rõhutab ta raamatupidamistehingute automatiseerumist ning dokumentide kinnitusringi, mis enne oli lahendatud väljaspool NAV-i. Ka tehniliselt on kogu süsteemi ülesehitus praegu töökindlam.
Uuele tarkvarale üleminek on nagu kolimine
Vesiku sõnul oli uuele tarkvarale üleminek nagu tavaelus kolimine: maha sai jäetud ebatarvilik info, iganenud arendused ning vananenud kaubakoodid. „Kindlasti soovitan neil, kel sama tee käia, kõik andmed enne uude versiooni ületoomist korrastada, sest ebakorrektsed andmed toovad endaga kohe kaasa ka mitmeid probleeme. Uues NAV-i versioonis on paljud andmed vana versiooniga võrreldes teise struktuuriga ja seepärast on nende ületoomine küllaltki keeruline protsess. Veelgi raskem on siis, kui ületoodavad andmed ei ole korrektsed, mõni andmeväli on täitmata või täidetud vale infoga.“
Optimera Estonia AS-is kasutab NAV-i igapäevaselt ligi 200 inimest. Praegu on käibel müügi-, ostu-, laoarvestus- ja finantsmoodulid ning tulevikus on plaanis kasutusele võtta ka palga- ja laohaldusmoodul. Kuigi uus versioon on hoopis teistsugune kui vana, selgub esimeste nädalate tagasisidest, et inimesed saavad sellega kenasti hakkama; enim kiidusõnu on saanud uus NAV-i otsingumootor.
„Efekt uuest tarkvarast ei tule versiooni vahetamisest, vaid tööst sellega,“ toonitab arendusdirektor. „Kindlasti ei muutu midagi üleöö, vaid kõik meie inimesed peavad igapäevaselt selle nimel pingutama, et uus tarkvara käivituks laitmatult ning meie tööprotsesse tõepoolest tõhustaks. Sel aastal on meil plaanis läbi viia veel hulgaliselt koolitusi ning võtta järk-järgult kasutusele maksimaalselt uue NAV-i pakutavaid võimalusi. Iga koolitus peab olema võimalikult praktiline, nii et inimesed saaksid kõik funktsioonid ise läbi mängida.“
Väljastpoolt võetud peakasutaja leiab vead hõlpsalt üles
Analüüsietapis kaasas Optimera Estonia AS inimesi ettevõtte kõigist valdkondadest, et nad kirjeldaksid, kuidas asjad töötavad, millised on kitsaskohad ning kuidas nende meelest saaks tööd kiiremaks, lihtsamaks ja mugavamaks muuta. Kaasatud olid müüjad, kassapidajad, kliendihaldurid, kaupluste juhatajad, laotöötajad, raamatupidajad ning kõigi tasandite juhid.
„Meie eesmärk oli võtta standardlahendustest maksimaalne ning võimalikult vähe ise jalgratast leiutada. Iga ettepaneku puhul võrdlesime, mida olime vanas süsteemis arendanud, ning püüdsime leida põhjendust, kas ja miks seda uues arendada,“ toonitab Vesik. Üldjuhul ettevõtted igapäevaselt nii süstemaatiliselt ja detailselt oma protsesse üle ei käi, veel vähem koos tarkvarapartneriga.
Lisaks võeti kohe projekti alguses peakasutajana kõrvale suurte kogemustega konsultatsioonifirma Softsystems OÜ, et nende inimesed tooks ettevõttesse NAV-i kogemust ja teadmisi. Eesmärgiks oli olla BCS Iterale tugevam koostööpartner ning oma vajadusi paremini hinnata. „Softsystemsi inimeste kogemus NAV peakasutajana on põhjalikum kui meil ning samas oskavad nad meie soove juurutuspartnerile paremini kirjeldada, analüüsida ning filtreerida kui me ise.“
***
Optimera Estonia AS
Ehituse ABC kaubamärki kandva kaupluseketi omanik Optimera Estonia AS kuulub alates 2008. aastast Saint-Gobain Distribution Nordicu ettevõtete gruppi, mille ainuomanikuks on maailma üks juhtivaid ehitusmaterjalide, kõrgtehnoloogiliste materjalide ja klaasi tootjaid ning ehitusmaterjalide müüjaid Saint-Gobain.
Ehituse ABC kaupluseketti kuulub 11 ehitusmaterjalide kauplust üle Eesti: Tallinnas, Tartus, Pärnus, Narvas, Kohtla-Järvel, Rakveres, Jõhvis, Haapsalus ja Loksal. Suurim kauplus asub Tallinnas aadressil Peterburi tee 71.