“..õnnestumise A ja O on ettevõttesisese peakasutaja olemasolu!”
Peakasutaja peab tulema ettevõtte seest
Autor: Helena Saar
Audentese finantsjuht Annely Soosaar on oma tarkvaralahenduste juurutamise kogemusele toetudes veendunud, et õnnestumise A ja O on ettevõttesisese peakasutaja olemasolu, kes tunneb läbi ja lõhki nii ettevõtte spetsiifikat kui ka tarkvaralahendust.
Möödunud aasta suvel otsustasite Audenteses juurutada Microsoft Dynamics NAVi palga- ja personalilahenduse BCS Itera Palk. Kuidas enne seda üle 200 töötajaga Audenteses palgaarvestus käis?
Kasutasime Taavi palga- ja personaliarvestuse tarkvara, mis on hästi standardne lahendus – see kas sobib sulle või ei. BCS Itera Palk jätab rohkem mõtlemisruumi ja võimalust tarkvara vajadustele vastavalt kohendada. Kuid vaatamata sellele, et Taavi Palka kasutades selle üle aeg-ajalt nurisesime, saan nüüd NAVi kasutajana öelda, et mõlemal on oma head ja vead.
Miks te siiski uue lahenduse kasuks otsustasite?
Tegelikult olime NAVi palga- ja personaliarvestust aastaid kaalunud, kuid lükkasime otsust kogu aeg edasi – küll oli see liiga kallis ja siis tundus jälle, et see ei vasta päris meie vajadustele. Kuna aga BCS Itera on oma palga- ja personaliarvestuse lahenduses aastate jooksul palju muudatusi teinud ning hindki on võrreldes kuue-seitsme aasta taguse ajaga langenud, siis otsustasime 2011. suvel, et valime NAVi. Üks põhjusi oli kindlasti selles, et tagada infole parem ligipääs. Enne oli meil ühe kasutaja versioon, mis tähendas, et programm asus ühe töötaja arvutis. Samas kasutajaid, kellel oli ja on vajadus palga- ja personaliandmete juurde pääseda, on meil rohkem. NAVis on info lihtsalt kättesaadav kõigile asjasse puutuvatele inimestele. Näiteks kui raamatupidaja peab personalijuhti asendama, saab ta NAVis infole ligi, mitte ei seisa lukustatud kapi ees, kus personalipaberid sees.
Kas kasutate NAVi palga- ja personaliarvestuse standardlahendust?
Jah, sest meil on suhteliselt lihtne palga- ja personaliarvestus. Kuid müügiettevõtetel, kus töötajate boonused ja tulemustasud pidevalt muutuvad, on tõenäoliselt vaja keerulisemat lahendust, mis oleks integreeritud majandustarkvaraga. Ka finants-, müügi- ja ostumoodul on meil standardlahendused, mille külge on lõimitud meie õppeinfosüsteem ja finess-klubi kliendikaardisüsteem M.O.B.I.
Kuidas juurutamisprotsess kulges?
Mõned ettevõtted ootavad, et kogu töö alates programmi ettevalmistusest kuni andmete sisestuse ja testimiseni teeb ära juurutaja. Meie seda teed ei läinud. Ma olen veendunud, et andmete sisestaja peab tundma ettevõtte spetsiifikat ning tööprotsesse. Lisaks peab andmete sisestamisel neid ka kontrollima ja igas etapis kaasa mõtlema: miks me mingeid andmeid üle viime ja milleks neid kasutatakse. Inimene, kes tuleb väljastpoolt ettevõtet, võib küll mehaanilise töö ära teha, kuid meie spetsiifikat ta ei tunne. Seega sisestasime andmed ise.
Kui kaua juurutamine aega võttis?
Olen kuulnud, et uue tarkvaralahenduse tööle saamisega on läinud pool aastat, aga minu kogemus on teistsugune. Meil pole ühegi juurutusega nii kaua aega läinud – kui ettevõttes on juurutusmeeskond, siis tehakse mingil perioodil lihtsalt intensiivsemalt tööd. Minu arvates on uus programm kahe kuuga võimalik korralikult tööle saada, tingimusel, et eeltöö on hästi tehtud. Lisalahendusi saab hiljem juurde tellida, sest kasutuse käigus tekib alati uusi häid mõtteid.
Kui meil oli suveks tehtud otsus uue lahenduse sisseseadmise kohta nii ema- kui ka tütarettevõttes, siis kohe me sellega ei alustanud, kuna inimesed puhkasid. Augustis tegelesime andmete sisestamisega väiksemas ettevõttes ning igaks juhuks kandsime need paralleelselt nii uude kui vanasse programmi. Selle eesmärk oli kiirem vigade tuvastamine – kui mingites andmetes oleks olnud erinevus, oleks saanud hõlpsalt välja selgitada, kummas programmis on viga või millest on palgaarvutuse erinevus tingitud. Nii et kokkuvõttes võin öelda, et kuu aega tõsist katsetamist ühes ettevõttes, teine kuu teises ja me saime programmi tööle nii, nagu planeeritud.
Siiski oleme praegu veel lapsekingades, sest 2012. aasta jaanuariks oleme küll suutnud palgaandmed sisestada ja palgaarvestus toimib, kuid personaliandmed on sisestamata. Näiteks ootab personalijuhti ees suur töö meie töötajate koolituste sisestamisel ja süstematiseerimisel, sest näiteks õpetajatel on iga teatud aja tagant atesteerimine, kus õpetajale omistatakse vastav ametijärk ja selle säilitamiseks või pikendamiseks peab ta teatud aja jooksul läbima uue atesteerimise. Atesteerimiskomisjonile on aga vaja esitada kokkuvõte täiendkoolitustel osalemise kohta. Ühtlasi aitab korrastatud ülevaade planeerida paremini töötajate koolitusvajadusi. Nii et seda infot peab programmis pidevalt täiendama ja uuendama. Praegu peame neid andmeid otsima paberikaustadest, kuid eesmärk on siiski info korrastamine ja süstematiseerimine.
Peakasutaja rolli võtsite Audenteses teie. Mida oma peakasutaja olemasolu ettevõttele tähendab?
See on väga oluline, et ettevõttes oleks inimene, kes tarkvaralahendust läbi ja lõhki tunneb. Nii ongi raamatupidamistarkvara ja palgaprogramm nagu minu lapsed. Ma seisan hea selle eest, et nad toimiks ja kõik töölõigud oleksid hästi kasutatavad. Kui mõni töötaja ei oska ühte või teist asja teha, siis esimene telefonikõne tehakse mulle ja ma suudan enamikul juhtudel lahenduse välja pakkuda.
Samas võib ettevõttesisese peakasutaja olemasolu tähendada ka seda, et teised kasutajad muutuvad veidi mugavaks – nad ei viitsi kaasa mõelda, sest teavad, et alati saab minu poole pöörduda. Teisalt: kui kirjutada iga väikese probleemi pärast teenusepakkuja Helpdeski, siis kuu lõpus saabuvad kolossaalsed arved ei meeldiks ühelegi firmajuhile.
Kui palju aega teilt peakasutaja roll võtab?
Juurutusetapis oli see vaat et poole kohaga töö, hiljem ei ole ajakulu suur.
TULEMUS
Mida muutis Dynamics NAVi palga-ja personalilahendus igapäevatöös?
Andmed on korrastatud ja vigu vähem. Siiani olid Audenteses näiteks tööaja tabelid paberkandjal ja vahel juhtus, et ühes tabelis oli administraator justkui tööl ja teises tabelis oli kirjas, et ta puhkab. Nüüd on tööaja arvestus programmis ja see on tööd oluliselt lihtsustanud, eriti graafikuga töötajate osas (areenimeistrid, administraatorid). Programm teeb ka lisaraha arvestamist lisatasude ja riigipühadel töötamise eest, varem käis see paberil. Enne oli palgaarvestuse programm ühe töötaja arvutis. Nüüd saavad kõik vastava õiguse saanud kasutajad programmile oma arvutist ligi. Lisaks on võimalik tööd jagada, näiteks mõne toimingu saab ära teha raamatupidaja ja teise personalijuht, nii et topelttööd on vähem. Kogu aruandluse saab alates igakuisest palgaaruandest statistikaametile ja lõpetades töötajale e-mailiga saadetava palgalipikuga, programmis teha.
SOOVITUS
3 soovitust juhile tarkvaralahenduse juurutamisel
Leia ettevõtte seest peakasutaja, kes oleks sinuga ühel lainel ja saaks aru, milleks uut lahendust vaja on. Kui juhtkond arvab, et tore oleks uus programm juurutada, kuid ettevõtte seest peakasutajat ei leita, siis on protsess hukule määratud. Suurema ettevõtte puhul võib olla ka mitu juurutamisega seotud inimest, kuid see peab olema nende südameasi ning üks vastutaja ehk peakasutaja peaks ikkagi nende seas olema.
Leia hea IT-partner ja konsultant. Kui koostöö laabub, läheb kõik hästi, aga kui olete eri lainepikkusel, siis asjad ei suju. Arvesta, et teie koostöö on pikaajaline, seega peavad peakasutaja ja konsultant üksteise mõtteid lennult haarama. Julge öelda, kui sulle midagi ei meeldi.
Varu kannatust ja aega.