Puhastusfirma – see on juhtimise meistriklass
Siitkandi suurim kinnisvarakorrashoiu ettevõte SOL Baltics suutis Baltikumi turuliidriks tõusta nii, et keskendus eeskätt inimestele ja firmakultuurile. Nüüd, mil töötajate arv ületab juba 2000, oli viimane aeg võtta Exceli tabelite asemel kasutusele nüüdisaegne Business Centrali majandustarkvara.
„Kui lugesin Netflixist kirjutatud raamatut „No Rules Rules“, oli mul tunne, et kogu nende juhtimine on SOLi pealt maha kirjutatud,“ ütleb SOL Balticsi tegevjuht Rinel Pius. „Mõlemas ettevõttes on väga sarnane firmakultuur – vabaduse ja vastutuse kultuur!
SOL Baltics on välja kasvanud Soome ühest vanimast, Lindströmi pereärist. 1991. aastal võttis firma kunagise ülesehitaja lapselaps Liisa Joronen puhastusteenuse osa üle. Põhimõtted, mida ta juhtimise juures tähtsaks pidas, pani ta 1993. aastal kirja oma doktoritöösse.
Need ja mitmed teised n-ö vabakasvatuse põhimõtted on aidanud Soomest alguse saanud ettevõttel laieneda nii Skandinaaviasse kui ka Baltikumi. Samuti on need aidanud toime tulla koroonaajaga: eelmise aasta kasuminumbrid on SOLi Baltikumi üksusel kõigi aegade parimad. Kuid vale oleks öelda, et koroona ei andnud ettevõttele valusat lööki: Viking Line’i ja Eckerö laevad, kus puhastusteenust pakuti, seisavad juba peaaegu aasta, hotellid on kinni või pooltühjad. Paljud väiksemad kliendid ei avanudki enam oma äri. Otseselt mõjutasid koroonast tingitud ümberkorraldused SOLis umbes 500 inimest. Mõned oli vaja ka koondada.
Head majandustulemused on viis aastat kestnud sihipärase töö esimesed viljad. Kõlab elementaarsena, aga kõik algas nupukate juhtide töölevõtmisest. „SOLi juhtimisfilosoofia juurde kuulub see, et inimene peab olema iseseisev, võtma ise otsuseid vastu ja vastutama. Teiselt poolt saab ta aga hästi suure vabaduse. Kontoris olemise kohustust ei ole, sa võid kasvõi Rootsist tööd teha, kui asjad on korras.“ Kui läinud kevadel tuli pandeemia tõttu kontor üleöö sulgeda, siis ei juhtunud midagi erilist – ettevõte oli harjunud sel viisil töötama.
SOL Balticsi juht ilmestab firmakultuuri lihtsa näitega: „Kui kohvimasin on kontoris katki, siis meil ei oodata, et millal keegi selle korda teeb. SOLi stiil on, et see, kes esimesena märkab, ajab asja ka korda.“
Ning vihased ja mornid inimesed firmasse tööle ei pääse. „Me veedame kolmandiku elust tööl, kolleegidega peab olema lõbus!“ ütleb Pius.
Ühtne standard kogu Baltikumis
Väga oluline on kulude tase ja teenuse kvaliteet. Iga kuu peab ettevõte käima välja 1,5 miljonit eurot palgaraha, mis tuleb välja teenida. Nii et teine oluline valdkond, millele SOLis keskendutakse, on teenuse tase ja kulude kärpimine.
Nüüdseks on teoks saanud kolme eraldi tegutsenud Balti üksuse liitmine või teisisõnu toomine ühtse juhtimise alla. Viimane etapp selles protsessis toimus tänavu veebruaris, mil Leedu üks juhtivaid tehnohoolduse ettevõtteid YPV hakkas tööle SOLi nime all ja värvides. Enne seda õpiti üksteist mitu aastat tundma.
SOLi Balti üksuste liitmine oli otstarbekas mastaabisäästu tõttu. Kui vanasti osteti igas riigis kõik omaette (alates WC-paberist ja lõpetades autodega), siis nüüdsed ühishanked tagavad märksa soodsamad hinnad. Aga eelkõige on niimoodi mugavam toimetada, sest turg on isegi kogu Baltikumi peale väike ja selleks pole vaja eraldi kolmel rindel maadelda.
Teiseks tagab ühtne juhtimine teenuse ühtlase taseme. „Eestis on puhastusteenus maailma tipp! Kui sel alal peetaks maailmameistrivõistlused, oleksime kindlalt esikolmikus!“ ütleb Pius. Sellega tuleb nõustuda, sest siin on SOLi puhastusteenusest saanud koguni ühe hotelli vaieldamatu konkurentsieelis! Tallinnas Telliskivi kvartalis asuv uus Bob W hotell kasutab „Ridiculously clean“ standardit, mis tähendab 63-astmelist puhastust ja desinfitseerimist, misjärel pitseeritakse tuba kuni külalise saabumiseni kinni.
Ühtne ettevõte tähendab, et nüüd saab sarnaselt Eestile ka Lätis ja Leedus rakendada täpselt samu nõuded ja protsesse ning samasugust töötajate väljaõpet.
Puhastusfirma – juhtimise meistriklass
Puhastusteenuse valdkonna eripäraks on ääretult kõrge personali voolavus. „See on meile sisse programmeeritud, sest keegi ei ütle ju lasteaias, et tahab saada koristajaks!“ Paljud inimesed tulevadki tööle ajutiselt või mõistavad kiiresti, et see neil ei sobi. Eestis on keerulisematel päevadel SOLi päevakäive töölevõtmisel keskmiselt kolm inimest ja päevas tuleb pidada vähemalt paarkümmend töövestlust. Selleks on tööl professionaalsed värbajad. Koroonaepideemia ei ole tööjõu saadavusse teinud mitte mingeid positiivseid korrektiive.
„Meie keskastmejuhid annavad silmad ette enamiku Eesti ettevõtete tippjuhtidele,“ väidab Pius. „Igal töödejuhatajal on tiimis keskmiselt 45 puhastusteenindajat, mis on kolm korda suurem number kui Eesti keskmise ettevõtte töötajate arv. Objekte ehk kliente on töödejuhatajal keskmiselt 20! Juhatajad planeerivad meeskonna eelarve, kontrollivad kvaliteeti ning suhtlevad kliendiga heas ja halvas. „Sa pead olema ikka eriti hea juht, kui saad hakkama nii suure meeskonnaga, kus inimeste sissetulek on vaid 39% siinsest keskmisest palgast!“
Töödejuhatajad omakorda kuuluvad teenindusjuhtide tiimidesse, kümmekond ühes tiimis. Nii et 3–4-miljonilise portfelliga SOLis on teenindusjuht Eesti mõistes suure ettevõtte juht.
Arvestades töötajate hulka – SOLil on Baltikumis 2300 töötajat –, ei ole tippjuhil võimalik aasta jooksul individuaalselt iga töötajaga tunnikeseks-paariks maha istuda. Seetõttu on traditsiooniks saanud, et suuremad eesmärgid püstitatakse töötubades, näiteks seatakse 10 eesmärki, mis tuleb järgmisel aastal täita. Arutatakse läbi, miks ja kuidas ühte või teist asja teha. Elu teeb siin sageli oma muudatused nagu ikka ja mõni eesmärk läheb nimekirjast maha, mõni tuleb juurde.
Protsessid korda!
Selle aasta 1. jaanuarist hakkas SOL Balticsis järk-järgult live’i minema Business Centrali majandustarkvara, alustuseks küll Eestis, Läti ja Leedu on järjekorras. Seni oli ERP-teema ettevõttes kuidagi tagaplaanil. Keskenduti pigem n-ö päris asjadele. Mindi kliendi juurde ja räägiti, kui vaja.
„Ei salga, et kogu elektrooniline pool on meil olnud üsna kanajalgadel,“ räägib Pius. „Kasutusel oli integreerimata vanem raamatupidamis- ja personalitarkvara. Värbamisprogramm puudus ja palgaprogramm oli ise arendatud. Töötervishoiu arvepidamiseks olid meil kasutusek kümned Exceli tabelid! See tähendas, et kui mõnda raportit kohe tahtsid, siis see „kohe“ tähendas kõige varem ülehomset.“
Ent ettevõte on jõudsalt kasvanud. Kui Rinel Pius seitse aastat tagasi seda juhtima asus, oli aastakäive 16 miljonit, sel aastal on planeeritud käibeks üle 35 miljoni euro.“ Nii otsustatigi mõned aastad tagasi, et majandustarkvara projekt võetakse põhjalikult käsile.
Eelmise aasta 1. veebruaril tehti valik Business Centrali ja seda pakkuva BCS Itera kasuks. „Valisimegi tegelikult koostööpartnerit, mitte niivõrd programmi. Ettevõtet, kes mõistab meid, kellega saame suhelda,“ ütles Pius. „Ja siin oli BCS Itera peajagu üle. Nad süüvisid tõsiselt meie tegevusse ja lõid ühtlasi kohe algusest peale väga reaalse pildi tarkvara juurutamise raskustest ja meie inimeste rollist.“
Suurimaks innovatsiooniks ja edasiminekuks ei pea Pius aga mitte uut tarkvara ennast, vaid paljude protsesside muutmist. „Protsessid on ise aja jooksul välja kujunenud, neid ei ole läbi analüüsitud. Kasvõi selline näide: iga töötaja kohta avatav dokument, mida me nimetame 1. päeva leheks, trükiti varem kolm–neli korda ümber ja sellega tegeles kolm–neli inimest! Nüüd on see ajalugu: seda tehakse vaid üks kord ja see täieneb pidevalt. Mängisime läbi kogu ettevõtte protsessid alates raamatupidamisest ja lõpetades teeninduse, palgaarvestuse, arvete esitamise ja masspostituseni välja,“ ütleb SOL Balticsi juht.
Uus tarkvara tõi uue pipeline’i
Business Cenrtrali juurutamisel võeti eesmärgiks kasutada võimalikult palju standardlahendusi. Ent igal pool polnud see võimalik.
SOLi jaoks oli ja on kõige kriitilisem teema palk. „Kui mõne kliendi ära unustame, tähendab see rahalist kahju. Aga kui palgaprogrammi satuvad valed andmeid ja töötajad saavad valesti palka, on see märksa suurem katastroof. Inimeste sissetulek on väike ja iga euro loeb. Palga õiglane maksmine õigel ajal või isegi veidi varem on SOLi jaoks püha eesmärk,“ sõnas Pius. „Siin me lihtsalt ei saanud standardlahendust kasutada. Ja lõpuks oleme päris toreda asjaga hakkama saanud.“
Juurutamise käigus tekkis palgaarvestamise töötoas tõsine ahhaa-efekt. Varem ei teadvustatud, kui tohutu töö oli tegelikult palkade arvestamine inimestele – juba ainuüksi seepärast, et tuhanded inimesed töötavad ju igaüks täiesti erineva, 10–100% töökoormusega. Kõigil tõusis kordi austus palgaarvestaja vastu.
Aga kokkuvõttes katab uus tarkvara ettevõtte tegevuse algusest lõpuni, kõik protsessid on ühes süsteemis.
Müük (kontaktid, pakkumus, leping).
- Müüdavad tooted (WC- ja kätepaber, seep, desovahendid jms artiklite kaupa).
- Arveldamine (kliendile läheb õigel ajal üks e-arve, kus on peal kaks summat: kuumakse ja tarbitud kaup). Lahendatud on ka arvemudelite paljususe probleem. Isegi ühe kliendi mitmel objektidel olid varem väga erinevad arvemudelid (nt ühel objektil kuumakse ühe numbrina, teisel objektil kõik ridade kaupa) ja SOLi raamatupidaja pidi need arved seega kõiki käsitsi tegema, mis võttis aega ja tekitas ka eksimusi. Nüüd lepiti kliendi finants- ja IT-spetsialistiga formaat kokku ja kõik käib automaatselt.
- Personal: inimene tuleb tööle (ükskõik kui suure koormusega), saab töölepingu, kuu aja pärast esimese palga ning läbib koolitusi. Kõik see on personalimoodulis näha.
- Juhtimisraportid: juhtkond saab raportid operatiivselt ja visualiseeritult Power BI abil. Need on juba eeldefineeritud, nii et neid ei pea enam looma.
Rinel Pius ütleb, et nad ei ole pidanud IT-partneri valikut kahetsema. Tähtajad on küll edasi lükkunud, aga osalt ka koroona tõttu ja sel põhjusel, et asjad selgeks saaksid. „Meie IT-partneri konsultant on üle mõistuse kõva kogemusega mees!“ ütleb ta. „Ja hea meel on ka selle üle, et BCS Iteras panustas ka juhtkond. Suhtlesime viimase aasta jooksul nendega päris mitmel tasandil, kaasatud olid mõlema ettevõtte juhtkonnad.“
SOL-i praktiline kogemus: mis on ERP juurutamisel oluline?
- Motivatsioonikoosolekuid ettevõtte töötajatele ei tuleks teha mitte ainult IT-arenduse alguses, vaid ka protsessi kestel. Nende eesmärk on informeerida, millisesse etappi on jõutud, ning hoida positiivset meeleolu, et varsti tuleb päästja. Me küll andsime oma inimestele teada, mis päeval uus programm töösse läheb ja millal algavad koolitused jne, aga oluline on aeg-ajalt meelde tuletada ka, mida kõike uus programm annab. Et ka juhina sel viisil iseennast motiveerida: raske on küll, aga kohe läheb paremaks.
- Üks esmastest töötubades oleks pidanud käsitlema programmi õigusi, kuid meil jäi see päris lõppu (kes võib midagi näha, muuta, kinnitab). Kui see oleks paigas olnud, oleksime olnud kiiremad ja targemad.
- Töötubasid tuleks alustada kõige kriitilisematest protsessidest. Me jõudsime enda jaoks kõige kriitilisema teema, palga- ja personaliarvestuse juurde (kus standardlahendusest ei piisanud) viimases järjekorras.
- Soovitame kõigile palgata oma ettevõttesse IT-projektijuht, kes tunneb protsesse. Meie tegimegi nii. Kui kõik osakonnajuhid ja töötubades osalejad hakkava kirjeldama IT-partnerile oma põhiprotsesse, siis igaüks kirjeldab oma lõiku. IT-projektijuht on väga hea puhver, kes asjad terviklikult ära kirjeldab ja hoiab tervikut koos.
Majandustarkvara taust
BCS Itera AS juurutas SOL Balticus majandustarkvara Microsoft Dynamics 365 Business Centrali, mis katab suure enamuse ettevõtte äriprotsessidest. Palga ja personalijuhtimiseks kasutatakse sama lahenduse erimoodulit Palk365-Personal365. Erilahendusena on tehtud objektide haldus, tööde teostamine ja planeerimine, akteerimine ja massarveldamine (billing).