Ramirent: andmepõhisus ja korralik analüütika muudavad juhtimise lihtsaks ja tõhusaks
Allikas: Äri-IT Kevad 2025
Autor: Gerli Ramler
Tööriistalaenutuse ettevõte Ramirent Baltic AS on Eesti turul tegutsenud üle 30 aasta. Ettevõtte finantsjuht Janne Prümmel kiidab juhtkonna avatust infotehnoloogia arendamise ja uute tehnoloogiate katsetamise osas ja nendib, et andmepõhine juhtimine aitab lihtsamini ja läbipaistvamalt tööd teha.
Aastal 2007 läks Ramirent Eesti üle Navisionile ehk praegusele Business Centralile, kaks aastat hiljem liitusid ettevõtte Läti ja Leedu osakonnad. „Mina tulin Ramirenti 2012. aastal ja sellest ajast oleme programmi pidevalt uuendanud ja arendanud. Minu eelkäijad olid nii hea töö ära teinud, et sain hakata kohe oma ideid lendu laskma. Olen alati olnud arvamusel, et naturaalnäitajad mõõdavad tööd paremini kui finantsnäitajad ja suurema pildiga võidab rohkem,” räägib Prümmel.
Janne Prümmel tuli Ramirenti kontrolleriks – tegi aruandeid ja proovis hakata vaatama andmeid laiemalt. „Kuna oleme ise oma andmete kasutajad, siis teame, mida tahame. Aja jooksul on muutunud tarkvara kasutuskogemus, lisandunud on hulk andmeid ning lihtsustavaid elemente. Microsofti toodetega on see hea, et tead alati, mida oodata, kuna kõik nende tarkvarad on sarnase loogika abil üles ehitatud.”
Ramirent kasutab Business Centrali andmeladu ja Power BI analüütikat, programmiga on liidestatud nii palgalahendus, arvete laekumised kui ka muud moodulid. Prümmel toob ühe eelisena välja erinevad infotabelid, mida ettevõttes on omal käel tublisti edasi arendatud. „Meie andmed uuenevad programmis automaatselt iga nelja tunni tagant. See tähendab, et reaalajas on näha rendilepingute arv, millised seadmed ja masinad on välja antud, mis seisavad hoovis ning mis on nende eelduslik eelmise päeva käive,” loetleb ta. „Näeme ära klientide aktiivsuse päevade ja kellaaegade lõikes, millised seadmed on populaarsemad, mis toob rohkem raha sisse ning millised kulud milliste masinatega kaasnevad. Nii näeb, kuidas meil läheb, mis masinad on kuskil rendipunktis seisma jäänud ja mida on mõttekas mujale liigutada.”
Aruandlusi ja statistikat kasutavad Ramirendis julgelt enam kui 90% töötajatest ehk juhtkond ja 50 rendipunkti, kokku ligi 100 kasutajat. Väljavõtteid saab finantsjuhi sõnul teha erinevate marginaalidega, nähes näiteks tulemuslikkust, eelarvet ning palgakulu tehtud käibe kohta. „Numbrid räägivad enese eest. Kui töötaja tuleb palka juurde küsima või kurdab liigse töö üle, aitab detailne analüütika teha tema juhil objektiivse otsuse.”
Teistele riikidele eeskujuks
Kuna Ramirendil on olemas majasisesed oskused ja kogemused, on ettevõte saanud tarkvara vastavalt vajadusele ise oluliselt arendada. Prümmel on tänulik juhtkonnale ja eelkõige kontserni Eesti juhile Heiki Ontonile, kes on andnud töötajatele selles osas vabad käed. „Ta ütles, et kui tahate andmetega mängida, siis laske käia. Varasemalt pidi iga muudatuse juhtkonna tasemel kokku leppima, nüüd on sisuliselt igal rendipunktil oma Power BI. Käisin selleks, et paremini analüütika loogikat mõista, koos ühe oma osakonna kontrolleriga Exceli koolitusel. Kui meie esimesi aruandeid oleks praegu veidi piinlik vaadata, siis nüüd õpivad teiste riikide Ramirendid meie pealt. Ja see aruandlus tegelikult muutub koguaeg – midagi kustub, midagi lisandub. Andmeid ja võimalusi on väga palju.”
Prümmel nendib, et sageli arvavad ettevõtted, et tuleb lihtsalt soetada programm ja kõik probleemid on lahendatud. „See ei käi nii lihtsalt. Tööd peab ikka tegema, sest äriprobleemid ei lahene kunagi iseenesest. Andmed peavad olema struktureeritud ja raportitest peab kasu olema – muidu ei ole mõtet kokkuvõtteid teha. Aga kindlasti ei ole analüüsimine mõeldud ainult raamatupidajatele või finantsjuhtidele, vaid ka teistele töötajatele oma töö lihtsustamiseks, mõistmiseks ja tõhustamiseks. Näiteks meie rendipunktide juhid ei ole finantsinimesed, aga vaatavad koguaeg andmeid ja kokkuvõtteid ning teevad oma otsuseid nende põhjal. Andmepõhisus muudab juhtimise kergemaks ja selgemaks.”
Lisaks eelmise päeva käibele või seadmete populaarsusele on Ramirent loonud võimaluse ka seadmete kütuseinventuuriks. Kui varem käidi laos seadmeid iga kuu kontrollimas ning kütuseliitreid lugemas, siis nüüd saab vaadata Power BI-ist, kui palju on tangitud ning kui palju on kütust alles. Samuti registreeritakse programmis remondiandmed, tänu millele saab ülevaate iga konkreetse seadme amortisatsioonist ning kuludest.
„Suur pluss on see, et pärast Power BI kasutuselevõttu tõepoolest kõik töötajad reaalselt kasutavadki seda. Varasemalt sai ülevaateid korra kuus – siis said inimesed teada, kuidas on kuu möödunud ning kas nad saavad boonust. Võiks öelda isegi, et täna meie rendipunktid sisuliselt kontrollivad kontrollerite ja raamatupidajate tööd. Kui arvega peakski probleem olema, tulevad vead välja enne, kui arve kliendini jõuab,” märgib Prümmel. „Unistan, et tarkvara näitaks müügiinimesele kohe pärast müügi tegemist sellelt saadavat tulemustasu, kuid selleks tuleb veel tööd teha: süsteemid omavahel siduda ja vajalikke andmeid sisestada. Mida rohkem süsteemile andmeid anname, seda rohkem ka vastu saame.”
Kuidas saab ärianalüütikas kasutada AI-d?
Ramirendi finantsjuhi sõnul on nende ärianalüütikal veel palju ruumi areneda. „Tahaksime hakata mõõtma ka hooldusmeeskonna andmeid ehk siis teada nende täpsemaid kulusid. Samuti soovime hakata rakendama AI pakutavaid hüvesid. Meil on ju põhjalikud raportid olemas ning tahame proovida, kas AI suudab mineviku pealt tuleviku rahavoogu ennustada. Lisaks saab AI võtta meie inimestelt mitmeid iganädalasi ja -kuiseid tööülesandeid vähemaks,” räägib Prümmel. „Raamatupidamises on meie suund automatiseerimine, et inimene saaks mõelda, luua ja kontrollida ega peaks tegema käsitööd. Näiteks PDF-i kujul saabuvad arved võiksid jõuda kohe tarkvarasse ning inimesed ei peaks neid käsitsi sisestama.”
Üks koht, kus kindlasti saaks veel AI-d kasutada, on ESG vastutustundlikkuse raport, mille puhul peaksid arvutid suutma vajaliku informatsiooni tuvastada ning õigesse kohta edastada. Ramirent on keskkonnasõbralik ettevõte, mis alustas jagamismajanduse teenuse pakkumisega juba 30 aastat tagasi. Ettevõtte seadmete seas on ülekaalus elektril, gaasil või viimase põlvkonna sisepõlemismootoriga töötavad masinad ning teenindajad teavitavad meelsasti kliente keskkonnasäästlikest alternatiividest. „Paraku on ehitussektor selles vallas alles lapsekingades ja asjad edenevad viitega. Oleme proovinud äriklientide teenindamiseks kasutada juturoboteid ning igal strateegiakoosolekul mõtleme, kuidas saaks panna IT ja AI rohkem enda, keskkonna ja klientide kasuks tööle.” Prümmel toob näiteks seadmete laenutamiseks mõeldud rendikapid, mida kliendid ei ole veel paraku harjunud eriti aktiivselt kasutama. Ta möönab, et sellised uuendused seisvad klientide koolitamise taga. „Kuidas panna inimesi ette mõtlema, mida, kus ja millal neil vaja on? Et nad ei avastaks alles ehitusplatsil, et piikvasar on puudu või akutrell katki. Meie seadmed on hooldatud ja korralikud, neid kasutades säästab loodust, sest rentimine on roheline.”
Power BI ei ole nõrkadele
Ramirendi finantsjuht nendib, et Power BI sisse piilumine ei ole nõrkadele. „See on ju tegelikult IT-arendajate tööriist. Kui kontrolleritel ja finantsinimestel on piisavat huvi sellega tegeleda, juurde õppida ning Youtube’ist vastavaid videoid vaadata, siis on kõik võimalik. Mina näen, et Power BI-l on kolm kohta, kus see eriti hästi aitab: kiired raportid, hea tööriist analüüsi jaoks pluss näitab ära andmete kvaliteedi. Lisaks on Power BI taskukohase hinnaga.”
Prümmel hoiatab, et liiga palju keerukaid küsimusi koormab tarkvara üle. „Kui korraga töötab ühes programmis palju inimesi, kes teevad päringud nii klientide kui ka seadmete kohta, siis võib see programmile osutuda keeruliseks. Seetõttu oleme meie arvutusautomaatika seadistanud öisele ajale, sest kõik andmed ei pea olema igal ajal ajakohastatud ja kättesaadavad. Samas saab andmete uuendamist algatada ka käsitsi ning otsepäringuid saab andmeaidast teha ka nii, et see programmi tööd ei segaks.”
Eestis registreeriti Ramirent Baltic aktsiaseltsina 1993. aasta lõpul, aktiivne tegevus algas 1994. aastal. Ramirendi eesmärk on pakkuda klientide vajadustele vastavaid lahendusi ning neil on kliente erinevates sektorites: ehitus-, tööstus- ning reklaami- ja haldusvaldkonnas, lisaks kohalikes omavalitsustes ja kaitseväes, samuti ollakse hästi tuntud eraisikute hulgas. Ramirent panustab palju ka Eesti spordi ja kultuuri hüvanguks – ettevõte on aastaid toetanud näiteks korvpalli, jalgpalli, kahevõistlust ja laskesuusatamist.