Stockmanni personalijuht: muudatused panevad mul alati silmad särama
Allikas: Äri-IT Kevad 2025
Autor: Gerli Ramler
Stockmann ASi personalijuht Jane Pannel armastab muudatusi ning tervitab iga lahendust, mis aitab inimestel teha tööd targemalt, kiiremini ning tõhusamalt.
2024. aastal võttis Stockmann kasutusele uue palgaarvestuse tarkvara HRM4Baltics, mis on integreeritud grupiülese personali- ja tööajaarvestusprogrammiga ning võimaldab personalitöötajatel koostada lihtsasti erinevaid analüüse ja raporteid.
Jane on Stockmannis töötanud ligi kaks aastat ning tema esimeseks suureks ülesandeks sai globaalse personaliprogrammi esimese mooduli juurutamine. „Olin sarnase projekti just eelmises töökohas lõpetanud, nii et see teema pole minu jaoks võõras. Stockmanni probleem seisnes selles, et igas riigis kasutati erinevaid, sageli vananenud tarkvarasid. Meie soov oli kõigis maades kasutusele võtta üks programm, et digitaliseerida ja ühtlustada personaliprotsesse ning seeläbi toetada paremini ettevõtte strateegiat ning otsuste langetamist. Vajadus tänapäevase tehnoloogia järele oli tugev ning kätte oli jõudnud tõesti viimane aeg digitaliseerimiseks.”
Jane räägib, et üsna alguses sai selgeks, et lisaks personaliprogrammile tuleb välja vahetada ka palgaarvestuse lahendus. Kuna 2020. aastal oli ta põhjaliku taustauuringu järel juurutanud eelmises töökohas palga ja personalimooduli koostöös BCS Iteraga, siis võeti ka seekord neilt pakkumine.
„Mulle meeldib HRM4Balticsi loogilisus. Süsteem on üles ehitatud nii, et seda on lihtne teiste programmidega integreerida,” selgitab Pannel. Kuna üks kriteerium oli ka juurutamise alustamise aeg, siis jõuti kiiresti lepinguni ning töö võis alata. 2023. aasta oktoobris saadi esmane hinnapakkumine, reaalne töö algas jaanuaris ning juba suvel läks Stockmann üle uuele palgaarvestuse programmile. „2024. aasta oli intensiivne,” nendib personalijuht. „Aga see on olnud ka väga põnev, näiteks puutusime lähemalt kokku teiste riikide seaduste ja nõuetega. Kui Baltikumis on seadused ja personalipoliitika üsna sarnased, siis näiteks Soomes on need oluliselt erinevad.”
„Üks HRM4Balticsi suurimaid eeliseid oli pilvepõhisus, mis võimaldab tööd teha kõikjalt. Välja võib tuua eelmise töökoha kogemuse koroonaajal – seal kasutati palgaarvestuseks ja personali haldamiseks tarkvaralahendust, mis ei asunud pilves, vaid serveris. See pärssis kodukontoris töötamist ning kui server ei töötanud, siis jäi ka töö seisma. Stockmanni personaliosakonna töötajad saavad aga uut programmi kasutada igal pool, kus on internetiühendus.“
Personalijuht kiidab uue tarkvara raporteerimisvõimalusi. „Kui vajan õhtul andmeid või analüüsi järgmiseks päevaks, saan raportid ise kiiresti kätte ega pea palgaspetsialisti tööpäeva algust ootama. Ettevõtete praktikad on erinevad, nii pidi arendaja ka meie puhul tegema programmis meie vajadustele vastavaid muudatusi. Näiteks Stockmannis puhkus ei aegu, lisapuhkuse võimalus tekib juba pärast esimest tööaastat ning ka juurutatud lisatasude arvutamise meetod on ettevõttespetsiifiline. Kuna vastutan ka töökeskkonna eest, siis on mulle oluline pääseda ligi töötajate tervisetõenditele ja tervisekontrolli otsustele, mida säilitame samuti programmis.”
Rahvusvahelise projekti suurim õppekoht: koostöö ühise arusaama nimel
Stockmanni Tallinna kaubamajas töötab umbes 360 inimest, Stockmanni divisjonis kokku üle 1600 töötaja. Ühisele tarkvarale üleminekul oli kõige keerulisem ühiseid protsesse harmoniseerida, säilitades samas igale riigile nende jaoks olulised erisused. „See nõudis läbirääkimisi, ühtse arusaama kujundamist ja kokkuleppeid, mis omakorda nõudis kümneid ja kümneid koosolekuid. Ütlen ausalt – BCS Itera inimestega on lihtne, nad on kohalikud, paindlikud ja kogemustega. Globaalsetes süsteemides on paindlikkusega keerulisem, sest igal riigil on oma erinevused, piirangud ja nõuded, samuti on osapooli omajagu. Meie anname ühe kirjelduse, nemad tõlgendavad seda teisiti ja rakendavad veel kolmandal viisil, mistõttu ei pruugi tulemus vastata ootustele. Paljud lahendused sünnivad töö käigus ja kõike ei suudagi alati planeerida. Siinkohal pean tegema ka suure kummarduse meie rahvusvahelisele tiimile, kellega koos oleme üle pooleteise aasta palehigis tööd teinud, koos naernud ja nutnud, et nautida täna digitaliseerimisest tulenevaid hüvesid.”
Jane Pannel toob välja mugavuse, et programmi saab personaliseerida ja ehitada vastavalt reaalsetele vajadustele. „Kui seni sisestasime näiteks uue töötaja andmed kolme erinevasse süsteemi, siis nüüd sisestame vaid ühte ning andmed liiguvad automaatselt kõikidesse vajalikesse programmidesse. Nii tekib vähem vigu ning personalitöötajad saavad andmesisestuse asemel keskenduda teistele väärtust loovatele ülesannetele. Arvestades sellega, kuidas inimesed tänapäeval töötegemist mõtestavad, siis ühest aknast teise andmete sisestamine on tegevus, mis tuleb anda masinatele.”
Küberturvalisuse osas on Jane kindel, et sellega on kõik korras. „BCS Itera on pika rahvusvahelise kogemusega ettevõte, nii et kõik lepingud ja teenused sobisid ka meie divisjoni karmidele tingimustele. Kui need sobisid meie küberturvalisuse eest vastutajatele, siis usaldan ka mina partnerit ja tema lahendusi,” ütleb Jane.
Stockmannis on viimastel aastatel olnud tegelikult rohkem muudatusi kui personali- ja palgatarkvara vahetus. Üks suur uuendus oli Stockmannis 18 aastat töötanud kaubamaja direktori vahetumine. Uus juht tõi kaasa uued tuuled. Personalijuhi sõnul on just muudatuste juhtimine kõige keerulisem, sest see tähendab tööd inimestega – see tähendab inimeste kaasamist, nende veenmist muudatuste vajalikkuses ning toetust muudatuste elluviimisel. „See ei ole kõigi jaoks lihtne, sest kõik inimesed ei ole muudatustele avatud. Minul lähevad muudatuste peale silmad särama ja mulle meeldib, kui asjad arenevad, protsessid muutuvad kiiremaks ja efektiivsemaks. Minu moto on, et tööd tuleb teha targalt!”