Stokker tarkvarauuendusest: üks tarkvara neljas riigis ja neljas keeles – see on suur amps!

Allikas: Äri-IT Sügis 2024

Autor: Gerli Ramler

90% ettevõtetest ei vaja esimese hooga mitte uut tarkvara, vaid peaksid õppima kasutama olemasolevaid.

Professionaalsete tööriistade, masinate ning seadmete müügi ja hooldusega tegelev Stokker AS on Eesti mõistes suur ettevõte, kellel on neljas riigis kokku ligi 700 töötajat, neist 300 asuvad Eestis. Seoses majandustarkvara vahetusega vajas Stokker ärianalüüsilahendusele uut ja paremat vundamenti, aga ettevõtte andmetöötlusosakonna juhi Margus Uuetoa sõnul puudus neil soov hakata ise jalgratast leiutama.

Uus tarkvara tuleb kasutusele võtta siis, kui vana on nii vana, et sellele ei saa enam litsentse juurde osta või saab täis kasutajate arv – ja just nii meil juhtuski. Kuna vana lahendus ei pruugi uuemates serverites töötada, tuli võtta ette uue versiooni juurutamine,” räägib Uuetoa. Ta nendib, et BCS Itera hea turundustöö ning hommikuseminarid tegid valiku lihtsaks. „Kuuldes, kui hästi nad analüüsiasjadega hakkama saavad ning kui võimekas nende toode on, mõistsime, et just seda vajamegi. Muidu oleksime pidanud hakkama ise jalgratast leiutama, mida me tegelikult teha ei tahtnud,” rääkis Uuetoa.

„Stokkeri peamine fookus oli ärianalüüsil ning juurutatud sai mahukas ja keerukas ärianalüüsilahendus – andmeladu,“ ütles Uuetoa. „Meie eesmärk oli luua vundament, kust saaks andmed lihtsalt ja kiirelt kätte, näiteks nii Axaptast kui ka F&O-st, ning just seda võimaldabki Microsoft Dynamicsi standardtoode. Kuna meie soov oli minna uude andmelattu koos kõigi oma ajalooliste andmetega, hakkasime juurutusega pihta varakult, 2023. aasta mais, et alates 2. jaanuarist 2024 alustada tööd täies mahus uues versioonis.”

Kuna aga käivitamine ei õnnestunud erinevatel põhjustel, toimus üleminek siiski kuu aega hiljem. Selleks et lahendus oleks „söömiskõlbulik”, oli vaja lisada vahelüli. Mõningaid liidestuste tükke tehakse veel praegugi. Stokker kasutab andmeanalüüsiks Qlikview’d, mis peab ladusalt suhtlema BI4Dynamicsiga.

Mida teeks praegu teisiti?

Uuetoa sõnul ei tehtud uuele tarkvarale üleminekul otseselt suuri vigu, ent siiski teeks ta teisiti ühe asja: paneks paika konkreetse ajaplaani, kus jaotaks arendustegevuse tükkideks, ning kohe, kui mõni asi toppama jääb, vaataks üle lõpptähtaja. „See ei loe, et sul võib olla plaan teha venima jäänud protsessi kõrval mõni muu töö kiiremini valmis. Kui konkreetsed kokkulepitud asjad ei ole õigeks kuupäevaks valmis, tasub kogu ajaskaala üle vaadata,” nendib ta.

Kuna Stokkeril jäidki protsessis mõned arendused toppama, põhjustas see omakorda segadust ka kasutajates, sest töötajatele said varakult avatud testkeskkonnad ning toodetud koolitusmaterjalid. „See on nii tavaline asi, et inimene ei taha muudatusi ega uusi ja tundmatuid lahendusi! Tegime juhtidele koostöös partneritega muudatuste juhtimise koolitusi ehk õpetasime, kuidas muudatustesse positiivselt suhtuda ning neid alluvateni viia,” räägib Uuetoa.

„Kogu selle protsessi käigus õppisime, et testimised tuleb teha pärisandmetega, testandmetest üksi ei piisa. Meie süsteem on väga mahukas, puudutades Stokkeri kõiki 700 töötajat alates hooldetehnikust kuni müügimeheni ning ulatudes laost kuni poeni. Üks tarkvara neljas riigis ehk Eestis, Soomes, Lätis ja Leedus ning lisaks veel neljas keeles – see on suur amps. Töötajatel on tihti raske mõista, et uue tarkvaraga tuleb ka teisti käituda. Näiteks tänu uuele tarkvarale on ladu nüüd paberivaba.”

Uut andmelao tarkvara kasutavad lõviosalt need töötajad, kelle töö jaoks on olulised raportid ja andmete analüüs. Andmed uuenevad kord ööpäevas ning kuigi Uuetoa sõnul ei ole veel jõutud kõigi töötajate andmevajaduste rahuldamiseni, on tugev vundament selleks laotud. „Meie jaoks on tähtsad müüginumbrid, hooldus, kliendid, tarnijad, kaubad, kaupade asukoht ning nende tarneaeg. Veebipoe puhul peavad kliendid saama läbipaistvat infot, kust ja millal nende kaup tuleb. Kõige olulisemad on kliendid ja nende teenindamine – ostu sooritamine peab olema lihtne, lisaks püsikliendistaatusele peab olema inimesel võimalus osta ka anonüümselt. Oleme läinud seda teed, et küsime andmeid nii vähe kui võimalik ja nii palju kui vajalik. Kui ostja ei soovi anda oma e-postiaadressi ja telefoninumbrit, peab ta saama ostu teha tellimusnumbri baasil.”

Kui klient aga soovib saada püsikliendiks ning koguda Stokkeri boonusmutreid, tuleb liituda StokkerPRO kliendiprogrammiga ning nii saab ostudelt kogutud boonusmutreid kasutada järgnevate ostude eest tasumiseks. Kliendiprogrammiga liitumiseks peab klient esitama oma andmed, sest süsteem töötab isikukoodi alusel.

IT on aina võimekam, aga inimesed ei oska neid võimalusi kasutada

Rääkides probleemidest IT-lahenduste maailmas, ütleb Uuetoa, et vahel tundub, et IT-teenuseid pakkuvad äriühingud justkui ise neid ei kasutakski: ei analüüsi kunagi midagi, ei tee oma toodetele turundust, ei kasuta aktiivselt majandustarkvara ega soovi, et erinevad lahendused koos töötaksid. „Kahjuks on paljud IT-ettevõtted nagu omas mullis, pakkudes võimekaid tööriistu, oskamata samas klientideni viia kõiki võimalusi. Nii juhtubki, et klient ei tea täpselt, mida ta on ostnud ja mida kõike uue tarkvaraga teha saab, ning oluline osa ressurssi jääb kasutamata.”

Ta toob näiteks, et väga paljud inimesed kasutavad tarkvara Microsoft 365, kus on väga suur hulk erinevaks otstarbeks mõeldud tööriistu, aga need jäävad lihtsalt kasutamata. „Minu soovitus on, et küsige julgemalt ning ärge kartke, et tehnika võtab teie töö üle. Ei maksa hirmu tunda – tarkvara võtab teatud tööetapid niikuinii üle, pigem tuleks mõelda, kuidas oma tööd saab paremini ja lihtsamini teha. Tänastes IT-lahendustes on kõik väga hästi, lihtsalt inimesed ei oska võimalusi kasutada. Samamoodi on see igal pool mujal Euroopas, näiteks Saksamaal on pisikestel firmadel julgust palgata IT-konsultant, kes aitab nende IT-mured parimal viisil lahendada.”

Uuetoa nendib, et tihti ei olegi enne uue investeeringu tegemist vaja muud, kui olemasolevate tarkvarade korralikku inventuuri ning kutsuda appi konsultant, kes tunneb erinevate tarkvarade võimekust. „Julgen väita, et 90% ettevõtetest ei vaja esimese hooga mitte uut tarkvara, vaid peaksid õppima kasutama olemasolevaid,” ütleb Uuetoa. „Ja samamoodi võiksid IT-ettevõtted enne müüki aidata kliendil teha inventuuri. Klient on palju rõõmsam, kui saab olemasolevate lahendustega oma vajadused kaetud.”

Müügi registreerimine on vaid osa müügikonsultandi tööst

Stokker on ettevõte, mille kauplustes ei tehta tavapärast kassamüüki. „Suur osa meie ärist on B2B-müük ning meil on palju krediidikliente, kellele meie müügikonsultandid nõu annavad ja tooteid soovitavad. Seega tehingu registreerimine ehk kassamüük on vaid üks väike osa nende igapäevatööst,” selgitab Uuetoa. „Meie eesmärk on muuta klienditeenindus mugavamaks ja kiiremaks ning seetõttu aitab lisaks müügimeeskonnale ka meie IT-tiim pidevalt välja mõelda turunduse automatiseerimise tegevusi, kuidas kliente oma suurepärastest toodetest ja pakkumistest paremini informeerida.”

Stokkeri IT-pesakonda kuulub 13 inimest, mis on Eesti mõistes normaalse suurusega IT-ettevõte. „Oleme laia profiiliga – lisaks partneritelt ostetavatele teenustele tegeleme ka ise programmeerimise, serverite haldamise ja hooldamisega,” loetleb Uuetoa. „See ei ole sugugi lihtne, sest meie kliendid on erineva profiiliga, näiteks kuuluvad Stokkeri klientide hulka nii ekskavaatori juht, ekskavaatori omanik kui ka ehitusfirma, mille objektil seda ekskavaatorit kasutatakse. Seega peame andma kasutajatele maksimaalsel määral javäga läbimõeldud informatsiooni, olles kursis nende vajaduste ja soovidega. Üheks abimeheks on müügikonsultant kaupluses või virtuaalne konsultant veebipoes, kes aitab soovitada pärast trelliostu puuriotsikuid või muid tarvikuid. Sellised soovitused põhinevad aga just müügiajalool ehk meie andmelaol, mis peab igal ajahetkel laitmatult töötama ning kiiret informatsiooni võimaldama.”