Tallinna Küte: “Tänu NAVi lisamoodulile on meil igal ajal võimalik näha…”
Äri IT Kevad 2012
Ärijuhtimistarkvara aitab Tallinna kütta
Autor: Ando Urbas, IT ajakirjanik, meedia- ja turunduskonsultant
Üleminek Microsoft Dynamics NAVi (NAV) äritarkvarale aitas Tallinna Küttel lõpetada igakuise tuhandete müügiarvete käsitsi sisestamise raamatupidamisprogrammi ning automatiseerida nii hooldus- kui inkassoprotsessi.
Just Tallinna Kütte emafirmas Dalkia International küpseski plaan standardiseerida kogu kontsernis kasutusel olev finantstarkvara . Eesmärgid olid lihtsad ja motivatsioon tugev. Rahvusvaheline kontsern vajas ühtsemat majandustarkvara ehk ühtset keelt rääkivat süsteemi. Selleks oli vaja sarnasel tehnoloogial põhinevat tarkvara ja ühist andmebaasi. Soov oli vähendada eri rakenduste hulka ettevõttes ja luua hea alus tulevastele jätkuprojektidele. Keskmistele ja kesksuurtele ettevõtetele peeti sobivaimaks lahenduseks NAVi, mis oli 2003. aastal Eestis veel suhteliselt tundmatu.
„Enne NAVile üleminekut oli meil kasutusel kodumaine raamatupidamistarkvara Tresoor, eelarvestamiseks kasutasime sellega seotud programmi Primavista,“ selgitas toonast olukorda finantskontroller Riina Vikat. „Kuigi nõuded tarkvarale olid suures osas täidetud, oli meil siiski paar probleemi. Soojusettevõte esitab iga kuu alguses eelmise kuu eest kõigile klientidele arve, mis reeglina genereeritakse spetsiaalselt selleks loodud tarkvara abil. Kuna Tresoori ja müügiprogrammi ei olnud võimalik liidestada, tuli raamatupidajatel iga kuu tuhanded müügiarved raamatupidamisprogrammi sisestada käsitsi. Samuti ei olnud raamatupidamisega integreeritud eraldi kasutusel olev laoprogramm. Need probleemid said NAViga lahendatud.“
Rahvusvahelise mõõtmega projekt
Üleminek NAVi äritarkvarale toimus mitmes riigis korraga. Dalkia eesmärk oli käivitada programm paralleelselt nii Eestis, Leedus kui Slovakkias. Eestis aitas NAVi juurutada BCS Itera (NAVi partner) ja Grato Systems OÜ, kelle hooleks jäi projektijuhtimine.
„Esialgsel käivitamisel ei toonud paralleelkäivitus minu teada kaasa täiendavaid probleeme,“ kommenteeris uue äritarkvara kasutuselevõttu Riina Vikat. „Tõenäoliselt aitas litsentside hulgi ostmine ja võtmekasutajate koolituste koondamine kontsernil kulusid veidi kokku hoida.“
Kuulumine rahvusvahelisse kontserni, kus mitmed ettevõtted üle maailma kasutavad sama tarkvara, andis peagi täiendavat kasu. Jätkuprojektina kogus kontsern ettevõtetelt infot tehtud arenduste kohta. Arendused, mis peale põhjalikku analüüsi tundusid nutikad ja kõigile vajalikud, koondati kontsernis baassüsteemi COSYNA (Core System Navision). Seda on pidevalt edasi arendatud ja nüüd pakutakse seda kõigile uutele NAVi kasutavatele ettevõtetele.
Hooldus- ja remonttööd automaatselt
Tallinna kütmiseks on ettevõttes hulgaliselt seadmeid ja tehnoloogiat, mis vajavad teenuse kvaliteedi kindlustamiseks pidevat ennetavat hooldust ja tihti ka remonti. Selliste tööde planeerimiseks ja haldamiseks arendati Prantsusmaal NAVi lisamoodul Mona, mis osaliselt kasutab NAVi projektijuhtimise standardmooduli funktsionaalsust. Moodulis saab luua standardsed perioodiliste hooldustööde kaardid, mis seotakse konkreetsete seadmetega. Nendel kaartidel saab seadistada, millise perioodilisusega ühe või teise eriala spetsialistid mingeid tööoperatsioone teostama peaksid, ning ka seda, kui kaua mingi töö orienteeruvalt aega peab võtma.
Seadmega seotud kaardi põhjal luuakse pikaajaline hooldustööde plaan ja sellest omakorda genereeritakse igakuiselt töökäsud. Lisaks saab moodulis säilitada ka info tehtud remonttööde kohta. Praegu on Tallinna Küttes käimas süsteemi analüüs ja kaalumisel on üleminek Mona uuele versioonile.
„Tänu NAVi lisamoodulile on meil igal ajal võimalik näha, kas ja milliseid töid on konkreetsel objektil teostatud,“ selgitas Riina Vikat uue tarkvara eeliseid. „Varem olid meil selle tarbeks kasutusel Exceli tabelid, mis polnud mõistagi kaugetki nii täpsed ega automatiseeritavad kui Mona.“
Üleminek NAVi äritarkvarale on loonud Tallinna Küttele hea platvormi igasuguste jätkuprojektide jaoks. Viimane täiendus NAVi äritarkvarale oli selle liidestamine inkassofirma süsteemidega, mis aitab jälgida klientide võlanõude protsesse. Inkassoliidese abil automatiseeriti klientide võlanõuete ja laekumise info esitamine inkassofirmale. Siiani vahetasid kahe ettevõtte töötajad Exceli faile ja protsessis oli palju käsitsitööd. Tänu olemasolevale platvormile oli taoline sidustamine lihtne ja väikeste kuludega.