Tarkvaravahetus peab olema ajaliselt hästi planeeritud

Allikas: Äri-IT Sügis 2023

BCS Itera üks esimesi kliente oli jäätisetootja ja sügavkülmutatud toiduainete müüja Premia Tallinna Külmhoone AS,

…kes on kasutanud Microsofti lahendusi juba aastast 2001. Suurettevõttele kohaselt on Premia puhul väljakutseks väga suur andmete maht, sest ainuüksi ärianalüüsi kasutab neil tavatult suur hulk inimesi ehk ligi 30 töötajat.

Premias kasutatakse mitmeid ärianalüüsi tööriistu, samuti oleme valmis teinud andmelao ja võtnud kasutusele hulga andmemõõdikuid. Viimases majandustarkvara versioonivahetuses viisime näiteks kogu analüüsi üle multidimensionaalsele andmemudelile,” räägib Kalvi Tering, kes on aastast 2000 Premia IT-juht ja juhib igapäevaselt majandustarkvara peakasutaja teenust osutavat firmat Softsystems OÜ.

Peamised suunad Premia ärianalüüsis on tema sõnul olnud kulude jagamise lahendus finantsaruandluses, müügikogustele automaatne kulude arvestamine (transpordi-, küttekulud, laotöötajate palgad jm) ning raportite automaatne liikumine emaettevõttesse, rahvusvahelisse Food Unioni gruppi. Grupi peakontor asub Riias ja igal hommikul edastatakse neile kolmest riigist vajalikud müügi- ja logistikaandmed. Kui tippjuhid kasutavad neid andmeid suure pildi saamiseks, siis keskastmejuhtidel on võimalik minna kliendi- ja kaubaandmetega väga detailseks.

Aasta tagasi toimus Premias majandustarkvara versioonivahetus, mis võrdus sisuliselt uue tarkvara juurutamisega, sest vahele oli jäänud tervelt 13 aastat. Samm oli pikk, projekt kestis poolteist aastat ning varasema NAV-programmi asemel kasutatakse nüüd moodsaimat ERP-programmi Dynamics 365 Business Central.

Õppetund: aeg

Dynamics 365 Business Centrali kasutajaid on Premia Tallinna Külmhoonel 90 kandis, mõnel suuremad õigused, teistel väiksemad: umbes 50 inimesel on täisõigus ning 40 limiteeritud kasutusõigus. Programmi juurutamine läks Teringu sõnul vaevarikkalt nii IT-ettevõtete kui ka kasutajate jaoks ning üheks nõrgaks kohaks peab ta ajalist planeerimist. „Esimene kuu oli väga keerukas, see oli eelmise aasta mai. Kehv oli, et üleminek sattus just suvele, jäätisemüügi põhihooajale. See ei olnud meil niimoodi alguses kavandatud, ent käivitamine lükkus edasi. Tagantjärele tarkusena oleksime võinud selle kohe sügisesse lükata.”

Tarkvaraarendusi oli viimase 15 aasta jooksul nii palju tehtud, et neid oli keeruline süsteemist üles leida. Nii selguski, et mitmed asjad ei jõudnud kohe uude süsteemi ning teisalt tehti näiteks tootmises täiesti uus lahendus, mis oli alguses töötajatele harjumatu. „Olime aastate kaupa enda jaoks seda eelmist programmi mugandanud, mis tegi tarkvaravahetusprotsessi keerukaks,” ütleb Tering. „Kokkuvõttes võib öelda, et nüüd oleme targemad ning järgmine kord pöörame samas olukorras näiteks ajalisele poolele rohkem tähelepanu. Loodame, et järgmised versioonivahetused toimuvad kiiremini ja kasutajatele märkamatult. Meil on praeguseks juba uus kogemus Business Centrali versioonimuudatusega ja see oligi valutu. Kui esialgu oli meil plaan teha versioonivahetust kord aastas, siis esimene kord sujus nii ladusalt, et võibolla hakkame seda tegema kaks korda aastas, nagu ette nähtud.”

Lisaks Eestile on Premial tütarfirmad Lätis ja Leedus ning praegu käib Leedus uue tarkvara juurutus. „Harilik ERP-lahendus ei anna meile vajaminevat analüütikat ja aruandeid piisavalt kiiresti ja mugavalt. Seega oleme aastaid kasutanud BCS Itera pakutavat andmelao lahendust ning välist ärianalüütika lahendust BI4Dynamics. Kui tütarfirmad on uuele tarkvarale üle viidud, soovime katsetada ka Microsoft Power BI interaktiivset andmete visualiseerimist. See võiks toimuda kõige varem aastakahe pärast,” lisab Tering.

Leedus on plaan võtta Dynamics 365 Business Central kasutusele alates 1. veebruarist 2024. Tegemist on umbes aastase projektiga. Läti tütarettevõtte kohta ei ole veel ajaline plaan paika pandud.

Mida vähem liidestusi, seda lihtsam on töötajatel

Premias on aastakümneid olnud see lähenemine, et võimalikult palju lahendusi oleks olemas keskses tarkvaras ning liidestusi oleks võimalikult vähe. Keskne tarkvara peab olema nii võimekas, et katta tootmine, ost, müük, finants ja raamatupidamine, palk ja personal ja laohaldus. Nagu ütleb Premia IT-juht: „Tarkvara peab teadma, kus mingi kaup laos asub – nii on uutel inimestel lihtne sisse elada. Võib ju öelda, et alati on risk, et kui tarkvaraga juhtub midagi, siis juhtub kõigi andmetega korraga, aga õnneks meil pole seda veel 20 aasta jooksul ette tulnud.”

Üks asi, mida uus tarkvara ei kata, on turundus. Turundusinimesed kasutavad küll analüütikat, aga reklaamikampaaniaid majandustarkvaraga ei hallata. Lisaks on tehtud ettevõttele mõned palgaarvestuse integratsioonid ning umbes 80% müügimahust käib läbi Telema EDI e-dokumendivahetuse. Varem tegid müügimehed tellimusi offline’is, aga nüüd on müügimeeste mobiilne rakendus Dynamics 365 Business Centrali platvormil andmebaasiga otseühenduses, nii et kohe on äpis näha laoseis, hinnad ja klientide võlgnevused ning tellimuste esitamine toimub reaalajas. Tootmises on olemas ka väline printimislahendus, mis on ühenduses ERPga ning trükib valmistoodangule etikette.

Premia on koostöös BCS Iteraga juurutanud majandustarkvara terviklahenduse Dynamics 365 Business Centrali, mis katab ettevõtte kogu tarneahela. Lisaks seati sisse palga- ja personalihaldus HRM4Baltics ja ärianalüüsi lahendus koos andmelaoga.

Rohkem infot itera.ee, hrm4baltics.com ja bi365.ee.