Ühtäkki mainis ostujuht, et tead, kui lihtne ja kiire on nüüd tellimuste tegemine!?

Autor: Gerli Ramler

Balti Veski AS juhatuse esimees Ergo Neeme sõnul on tarkvara soetamine ja juurutamine nagu kotis põrsa ostmine – asjaga vähe kursis olev isik ei tea kunagi neid lahendusi ja võimalusi, mida tarkvara sisaldab.

Kaubamärgi Veski Mati omaniku AS-i Balti Veski juhtkond otsustas kaks aastat tagasi hakata juurutama uut majandustarkvara, mis ühtlustaks seni eraldi peetud lao-, müügi- ja tootmistegevust ning muudaks ettevõtte töö efektiivsemaks nii apsude vähenemise kui ka kiiruse tõstmise osas.
„Meil polnud ühtset korralikku majandustarkvara: ladu, müüki ja tootmist peeti ühes, raamatupidamist teises süsteemis ning omahinna arvestus käis üldse Excelis. Ja andmed kõigi osapoolte vahel vahetati hoopis paberil, mis oli aeganõudev ja vaevarikas töö,“ tunnistas Ergo Neeme. „Vahepeal tundus, et tervelt peaaegu pool nädalat jäi põhitöö tarvis, muu aeg läks suhtlemisele, andmete vahetamisele ja kontrollimisele.“
Kuna ettevõtte emafirmas on kasutusel Microsoft Dynamics NAV (NAV) majandustarkvara, otsustati ka tütarettevõttes võtta kasutusele sama süsteem, et tulevikus oleks vajadusel võimalik  tarkvarasid ühildada või vahetada ühesugustes versioonides andmeid.
Juhtkond valis NAVi kodulehelt kolm kõige suurema konsultantide arvuga juurutajat ning saatis neile hinnapäringud. Aga asi polnud nii lihtne – selgus, et ostja ei saanud aru, mida müüa tahetakse ning müüja ei mõistnud, mida ostjal vaja on. „Piltlikult öeldes tundus mulle kui kõrvalseisjale, et üks müüb õunu, teine pirne ning keegi ei mõista minu keelt. Selgus, et tõsise pakkumise saamiseks on vaja ennekõike eelanalüüsi, mille põhjal selguvad arendusvajadused, millest tulenevalt saab koostada juba omavahel võrreldavad pakkumised.“
Selgemate hinnapakkumiste valgusel sai välja valitud sobiv juurutaja. Balti Veski eesmärk oli jääda oma soovidega võimalikult standardikeskseks –  kui tarkvara võimalused ja lõpptulemused on sobivad, pole ju vahet, milliste hiireklikkidega sinna jõutakse. Oldi valmis olema paindlikud, et NAVi ei peaks liiga palju täiendama ja ümber kirjutama ega selle peale aega ja raha kulutama.

Puhkuste ajal uuenduste läbiviimine on rumalus

2010. aasta juunis algas Balti Veskis uue majandustarkvara juurutamine. „Kui me seda uuesti teeksime, siis kindlasti mitte enam suvel,“ oli Ergo Neeme kindel. „Tuli arvestada nii enda inimeste kui ka partnerite puhkustega ning sisuliselt sai korralikult juurutamisega alustada alles septembris. Mul oli vähemalt kaks korda tunne, et ettenähtud 1. novembriks me live’i ei lähe! Üllatavalt huvitav on, kui kaks ettevõtet räägivad ühes keeles ja samu termineid kasutades, kuid totaalselt erinevatest asjadest.“
Näiteks on Balti Veski jaoks oluline kõikide toodete jälgitavus ehk partiid ning andmete sisestamiseks kogutakse inventuuri käigus kokku kõik ettevõtte tööks vajalik info, ent andmete sisestamise hetkel selgus, et uues süsteemis on need andmed ebapiisavad ning vahetult enne live’sse minekut pidi leidma aega veel üheks inventuuriks.
„Viimased kaks nädalat enne uue programmi kasutuselevõttu olid väga kriitilised,“ meenutas juhatuse esimees. „Hakkasime tööle ja võtsin vastu otsuse, et topelttööd tegema ei hakka. Vana süsteem jääb seisma ja edasi minnakse ainult NAV’ga. Ja midagi hullu ei juhtunudki! Esimene nädal oli küll ka pingeline – oli pisikesi äpardusi ja programmist tulenevaid seisakuid. Näiteks, teatud protsessid testandmebaasis toimisid, aga millegipärast live’s mitte. Kuid arendajad olid kogu esimese nädala meiega ja parandasid kõik vead kohe ja saime suuremate seisakutega tööd teha.“
Kuna uue tarkvara juurutamisele järgnes kohe euro tulek, võttis Balti Veski töötajatel uue süsteemiga harjumine veel rohkem aega. Ergo Neeme sõnul kumas esimesed pool aastat läbi töötajate arvamus, et elu on läinud keerulisemaks ning töö on hullem kui eales varem. Tõdemus, et tegelikult on tarkvara tööd efektiivistanud, tuli alles umbes aasta pärast uue majandustarkvara kasutuselevõttu.
„Ühtäkki mainis ostujuht, et tead, kui lihtne ja kiire on nüüd tellimuste tegemine? Et kui varem pidi ta tellimuste tegemiseks võtma vanast süsteemist toodete saldod, need Excelisse panema, seal arvutuskäigu tegema ning sai alles seejärel kogutellimuse ära teha, siis nüüd avab lihtsalt programmi ning kohe on statistiliselt ühe toote vajadus kuu, kvartali või aasta lõikes näha,“ rääkis ta. „Kogu info on leitav kerge liigutusega ühest kohast kõigi meie seitsme töötaja jaoks.“
Kõige olulisem pluss Balti Veski jaoks on, et kadunud on topelt andmesisestus ja omahindade arvutamine Excelis, kus piisas vea tegemiseks vähesest. Täna on kõik ühes kohas, hetkega leitavad ja vaadatavad.

Standard-NAVi miinustest rääkides häiris Ergo Neemet, et kuigi süsteemi lisatakse meeletult andmeid, on neid sealt raske endale meelepärases vormis kätte saada. „Kusjuures finantsanalüüsid on laitmatud, kuid müügi osa jaoks on igasugused analüüsivaated ning raportid piiratud: need on staatilised, mitte aga töödeldavad. Praegu ei ole meil võimalik selekteerida andmeid toote- või kliendirühmade järgi, mida meil on vaja teha, tahtes saada toote või kliendipõhist analüüsi. Paremal juhul saab neid andmeid näha niiöelda Print Preview’na, aga mitte eksportida,“ selgitas ta. „Osadele asjadele lasime kirjutada juurde raportid, et andmed oleksid eksporditavad: näiteks oma toote, tarnija või vedaja põhiselt. Müügianalüüsi tarbeks kasutame BI4Dynamics’it (ärianalüüsi lahendus NAV majandustarkvarale), sest sellega saame oma aruandeid ise koostada ja vajadusel muuta. Selleks piisab ainult Microsoft Exceli teadmisest.

Sõltumatu ekspert oleks tarkvara juurutamisel suureks abiks

„Sellise suure ja tähtsa programmi juurutamine on suuresti nagu kotis põrsa ost. Ostjal on tavaliselt oma nägemus, et kõik tema vajadused katab ära standardlahendus. Müüja üritab loomulikult oma kogemustele tuginedes kliendile rohkem müüa, et klient rohkem rahul oleks. Aga kaugelseisva inimesena ei tea ma ju, milleks NAV täpselt võimeline on ning müüja ei tea jälle minu vajadusi,“ kurtis Neeme. „Soovitan kõigil, kes plaanivad hakata majandustarkvara vahetama, kaasata sõltumatu ekspert, kes tundes NAVi ja ettevõtte tausta, oskaks neid aidata.“
Olles ise algusest peale peakasutaja, pani juhatuse esimees Balti Veskis paika majandustarkvara kasutamise reeglid. „Olen kriitiline erisoovidega erinevatest osakondadest – keegi ei plaani maksta selle eest tuhandeid eurosid, et mingi hiireklikk käiks töötajal samamoodi nagu tal see neli aastat käinud on. Veidi õppimist ja uue programmiga harjumist tuleb pigem kasuks,“ jutustas ta. „Teiseks toonitasin kohe kõigile, et iga küsimus-vastus helpdeskile on tasuline ning eelkõige küsime tekkinud küsimusi omade seast. Loomulikult on teatud protseduurid, mida ei saa edasi lükata, kuid enamasti püüame ikka kõik koos üksteist õpetada ja teineteise käest õppida.“
Ta soovitas ka, et kui kasutajatele tundub, et tarkvara viga pole neist põhjustatud, tasub alati üle küsida – vahel on aps programmisisene ning selle kõrvaldamine läheb garantii alla.
Balti Veski ei kasuta täna oma võimalusi NAVis ära 100%-liselt, kuna ostu sooritamisel said nad kaasa lisamooduleid, mida hetkel ei vajata. Samas on võimalused tarkvara kasutamise laiendamiseks olemas ning leiavad loodetavasti kunagi ka kasutust.
„Ühtäkki mainis ostujuht, et tead, kui lihtne ja kiire on nüüd tellimuste tegemine? Kui varem pidi tellimuste tegemiseks võtma vanast süsteemist toodete saldod, need Excelisse panema, seal arvutuskäigu tegema ning sai alles seejärel kogutellimuse ära teha, siis nüüd avab lihtsalt programmi ning kohe on statistiliselt ühe toote vajadus kuu, kvartali või aasta lõikes näha.“

MIS ON MIS

Balti Veski põhitegevuseks on teraviljatoodete töötlemine, kuivainete pakendamine ja hulgimüük kaubamärgi VESKI MATI nime all. Balti Veski emaettevõte on Soomes tegutsev veski Helsingin Mylly OY, mille omanikuks oli Eesti rahvusest perekond Puhk. Juba esimese Eesti Vabariigi ajal tegutses aktsiaselts J. Puhk & Pojad, isa Jaak ja viis poega, kellele kuulus muuhulgas suur jahuveski ja ladude ning kaupluste võrk üle Eesti. 1934. aastal otsustas ärimees Eduard Puhk (üks viiest vennast) haaret laiendada ning ehitas veski Helsingisse. Veski töötab Soomes tänaseni Helsingin Mylly Oy nime all, aga asukohaga Järvenpääl, olles põhjamaade modernseim veski. Eesti taasiseseisvumine võimaldas 1993. aastal perekond Puhkil uuesti Eestis äriga algust teha ja Balti Veski loodi Helsingin Mylly Oy tütarfirmana.

BALTI VESKI KASUTATAVAD MAJANDUSTARKVARA LAHENDUSED

Balti Veski majandustarkvaralahendus on üles ehitatud Microsoft Dynamics NAV baasil. Peamiselt kasutavad valdkonnad:
* tootmine (sh tootmisressursside planeerimine, marsruudid, tootmise tulu ja kulu kajastamine)
* laoarvestus (sh kauba liikumised ja kuluarvestus)
* müügi ja sisseostu korraldamine
* finants- ja raamatupidamise korraldamine
Kogu lahenduse abil on väljatöötatud operatiivne juhtimisrakendus BI4Dynamics (baseerub Dynamics NAV lahendusele) baasil.